Prosedur operasi standar sangat penting untuk memastikan bisnis berjalan dengan lancar dan efektif. Ini memastikan bahwa karyawan menangani tugas standar dengan cara yang sama, dan bahwa perusahaan konsisten dan akurat. Selain itu, prosedur operasi standar memastikan bahwa karyawan melakukan pekerjaannya dengan aman dan benar. Keterampilan komunikasi diperlukan untuk secara efektif menerapkan prosedur operasi standar. Ukuran perusahaan Anda dan prosedur yang ingin Anda terapkan akan menentukan bagaimana Anda mengkomunikasikannya kepada karyawan Anda.
Evaluasi audiens target untuk prosedur operasi ini. Jika prosedur berlaku untuk sekelompok kecil orang, rapat kelompok berfungsi dengan baik; jika mereka berlaku untuk seluruh perusahaan dan itu adalah perusahaan besar, email massal atau buletin mungkin akan mengeluarkan berita lebih cepat. Atau, atur pertemuan dengan kepala departemen dan manajer dan beri tahu mereka tentang prosedur baru. Minta mereka untuk memberi tahu kelompok dan departemen mereka tentang prosedur baru.
Ringkaslah. Jelaskan apa prosedur operasi baru dan bagaimana mereka berbeda dari yang lama. Jelaskan tujuan penerapan prosedur baru. Jelaskan bagaimana prosedur baru akan meningkatkan bisnis dan bagaimana itu akan memengaruhi karyawan. Misalnya, mungkin memakan waktu lebih lama atau memengaruhi cara mereka melakukan pekerjaan.
Aturlah sesi pelatihan atau sesi satu lawan satu jika prosedurnya rumit. Penting untuk meluangkan waktu untuk memastikan bahwa semua orang sepenuhnya memahami prosedur baru.
Beri tahu karyawan cara mengikuti prosedur, jangan bertanya. Biarkan mereka tahu bahwa Anda atau manajer lain akan memantau kemampuan mereka untuk mengimplementasikan prosedur. Beri mereka insentif untuk menangani prosedur baru dengan mengingatkan mereka bahwa prosedur baru akan meningkatkan kemampuan mereka untuk melakukan pekerjaan mereka.
Mintalah umpan balik tentang prosedur baru. Seringkali, prosedur diimplementasikan untuk meningkatkan aspek operasi. Tidak ada yang lebih akrab dengan pro dan kontra dari prosedur ini daripada mereka yang menggunakannya secara langsung. Dapatkan umpan balik mereka untuk memastikan prosedur ini efektif.
Jadikan instruksi dapat diakses. Publikasikan prosedur di web internal, kirim pengingat email dan berikan salinan cetak untuk karyawan.
