Komunikasi internal adalah suatu proses di mana informasi didistribusikan kepada pemangku kepentingan yang kesejahteraannya tergantung pada keberhasilan perusahaan. Para pemangku kepentingan ini tidak hanya mencakup karyawan, tetapi juga vendor, investor, kontraktor independen, dan kemitraan bisnis. Komunikasi internal terutama tentang berbagi fakta kepada seseorang atau kelompok yang terlibat langsung dengan mewakili organisasi.
Komunikasi Karyawan vs. Internal
Komunikasi internal sering digunakan secara bergantian dengan hubungan karyawan atau komunikasi organisasi. Namun, komunikasi karyawan dan organisasi biasanya fokus pada penyampaian manfaat dan nilai-nilai. Komunikasi karyawan - yang biasanya diarahkan oleh departemen sumber daya manusia atau manajer - dirancang khusus untuk karyawan departemen. Komunikasi organisasi berfokus pada pengembangan sistem yang efisien, menciptakan budaya kerja yang positif dan mendorong partisipasi kolektif. Teori komunikasi internal fokus pada mengelola siapa yang menerima informasi, apa yang dibagikan, bagaimana informasi itu disampaikan kepada orang yang tepat, kapan mereka akan menerimanya dan mengapa komunikasi itu diperlukan untuk membuat keputusan yang lebih baik.
Fungsi Komunikasi Internal
Komunikasi internal adalah fungsi yang berorientasi pada berita yang berfokus pada mendapatkan informasi yang relevan, tepat waktu, dan akurat kepada para pemangku kepentingan yang tepat. Praktisi komunikasi internal berfokus pada mendidik, menciptakan kesadaran, dan berbagi pengetahuan tentang data perusahaan. Hasil yang diinginkan termasuk mendorong umpan balik, memperkuat dialog konstruktif dan memperkuat peran pemangku kepentingan dalam kegiatan, masalah dan pencapaian. Manajer komunikasi internal mengintegrasikan informasi melalui berbagai media - buletin, video, panggilan konferensi, email dan interaksi pribadi, hanya untuk beberapa nama. Dia dapat bekerja erat dengan karyawan dan praktisi organisasi, atau bahkan menggabungkan manfaat peran ini.
Teori Komunikasi Formal
Teori formal komunikasi internal meliputi pemeriksaan pola komunikasi top-down, down-up, dan horizontal. Dalam komunikasi top-down, manajer berbagi informasi kepada bawahan melalui konferensi formal, sesi pelatihan atau dokumen tertulis. Komunikasi internal yang naik atau naik mencakup mendapatkan umpan balik atau saran dari karyawan atau pemangku kepentingan lainnya. Perusahaan dan manajer yang mendorong komunikasi down-up memiliki keuntungan dengan mendapatkan nasihat yang berharga - seperti mengapa metode produksi sudah ketinggalan zaman, membosankan bagi pekerja dan merugikan perusahaan jutaan - yang dapat membantu mereka membuat keputusan yang lebih baik. Teori komunikasi horisontal menunjukkan bahwa unit organisasi dapat diintegrasikan dan dilengkapi dengan lebih baik untuk memaksimalkan sumber daya antar departemen. Komunikasi horisontal mendorong arus informasi yang terbuka di dalam pekerja pada tingkat yang sama.
Teori Komunikasi Informal
Jaringan informal, atau saluran 'selentingan', dapat mengatur komunikasi internal. Teori komunikasi internal menunjukkan bahwa distorsi dan pengaruh lebih sering ditemukan di saluran informal daripada saluran formal. Jaringan informal tidak mengikuti aturan hierarki sehubungan dengan pengaruh; misalnya, seorang manajer dapat mempercayai umpan balik dari resepsionis sebelum bertanya kepada manajer lain tentang situasi tertentu. Orang-orang tertentu, terlepas dari judulnya, juga dapat memiliki pengaruh terhadap orang lain dalam membentuk pendapat dan berbagi informasi. Meskipun informasi ini dapat terdistorsi atau tidak akurat, komunikasi informal dapat mempromosikan kontak rekan-ke-rekan, yang dapat menghemat waktu dan uang.
Pengaruh Komunikasi Internal
Prioritas utama komunikasi internal adalah untuk memengaruhi partisipasi perusahaan secara positif dan berkomitmen untuk membuat keputusan yang lebih baik. Motivasi untuk komunikasi internal termasuk saling menguntungkan, keuntungan finansial bagi perusahaan dan pemangku kepentingan. Mengelola keluaran informasi untuk kelompok-kelompok tertentu yang saling tergantung pada keberhasilan perusahaan adalah faktor utama dalam teori komunikasi internal. Sebagai contoh, sebuah perusahaan teknik sipil yang disewa untuk membangun sebuah proyek terdiri dari kontraktor independen dan tidak mempekerjakan langsung karyawan perusahaan yang memesan proyek, tetapi keterlibatan utama mereka adalah untuk membantu membangun dan memajukan perusahaan. Perusahaan teknik yang ingin mencapai tujuan itu - dan disewa untuk proyek-proyek masa depan - akan bekerja dengan perusahaan untuk merancang bangunan estetika yang mengesankan yang berbicara tentang misi perusahaan. Memahami teori komunikasi internal dapat membantu manajer membuat keputusan yang lebih baik dan mendorong aliran bebas komunikasi yang produktif.
