Terkadang sulit untuk memaksakan ketertiban dan disiplin pada pertemuan asosiasi kondominium. Terutama jika beberapa pengeluaran besar atau perubahan peraturan sedang dibahas, Anda mungkin menghadapi banyak pandangan berbeda dan tidak ada konsensus nyata di masa depan. Penting untuk mematuhi prosedur pertemuan yang tepat sehingga semua orang dapat didengar dan keputusan dapat dibuat secara efektif. Anda juga harus membaca peraturan negara Anda tentang asosiasi kondominium, dan memastikan Anda mematuhi prosedur hukum mengenai pelaksanaan pertemuan.
Mengumpulkan item agenda untuk diskusi dari semua anggota dewan, untuk memastikan bahwa semua masalah yang beredar sedang ditangani.
Tulis dan edarkan agenda jauh sebelum pertemuan, bersama dengan risalah pertemuan sebelumnya. Ini bisa menjadi paling efektif jika Anda memiliki alamat email setiap pemilik untuk memastikan distribusi yang efisien. Agenda harus memperjelas waktu dan tempat pertemuan dan apa yang akan dibahas. Ini harus berisi gerakan yang dinyatakan secara eksplisit tentang bisnis substantif.
Pastikan Anda memiliki sekretaris untuk mengambil menit yang tepat di pertemuan. Dengan cara ini, tindakan yang disetujui pada rapat akan dicatat dengan benar dan dapat dilakukan.
Berikan waktu singkat di awal pertemuan untuk bersosialisasi, dan nikmati kopi atau minuman segar lainnya. Ini memungkinkan pemilik untuk bergaul dan menciptakan suasana yang lebih kooperatif dan ramah.
Bawa rapat untuk memesan dengan pernyataan bahwa bisnis formal sekarang akan dimulai. Pastikan Anda mendapat perhatian semua orang sebelum melanjutkan ke bisnis yang ada.
Menyetujui notulen rapat sebelumnya, baik sebagaimana adanya atau dengan amandemen yang diterima oleh anggota.
Sajikan laporan petugas apa pun yang diperlukan, untuk memberi tahu pemilik segala tindakan yang diambil atas nama mereka sejak pertemuan terakhir.
Pindah ke item bisnis pertama. Nyatakan mosi dan minta diskusi. Anggota harus dikenali oleh ketua sebelum mereka berbicara. Sistem ini memastikan diskusi tidak merosot menjadi gratis-untuk-semua yang tidak produktif, yang dapat terjadi jika emosi semakin tinggi tentang masalah kondominium tertentu.
Gerakkan mosi tersebut, baik seperti yang dinyatakan pertama kali atau sebagaimana diubah dengan diskusi, dan kemudian ambil suara.
Pastikan sekretaris rapat mencatat kata-kata yang tepat dari mosi dan hasil pemungutan suara sebelum melanjutkan. Mosi ini kemudian akan memandu tindakan asosiasi selanjutnya pada masalah khusus itu.
Bekerja melalui setiap item bisnis dengan cara ini.
