Kamus Webster mendefinisikan surat sebagai pesan tertulis atau cetak untuk individu atau grup, yang biasanya dikirim melalui surat. Tentu saja, di era elektronik kita, banyak surat dikirimkan melalui email, baik di dalam tubuh email atau sebagai lampiran. Meskipun demikian, tren bisnis ini tetap memiliki fungsi tradisional. Dengan demikian, sangat penting bagi mereka yang berada di dunia bisnis untuk mengetahui fungsi-fungsi ini untuk membuat kesan yang benar dengan rekan bisnis.
Penjualan
Terlepas dari kecenderungan untuk melakukan bisnis secara elektronik, "surat penjualan tradisional tetap menjadi alat penting dari bisnis modern," kata Kenneth Zimmer, Profesor Emeritus di Sekolah Bisnis dan Ekonomi Universitas California dan Sue C. Camp, Associate Professor di Gardner-Webb College's Sekolah Manajemen Broyhill. Selain itu, Zimmer dan Camp berpendapat bahwa sebagian besar surat bisnis sebenarnya adalah surat penjualan karena tujuan yang dimaksudkan adalah untuk mempromosikan penjualan barang atau jasa kepada penerima. Ada lima tujuan utama surat penjualan:
- Untuk menarik perhatian penerima.
- Untuk menjalin hubungan yang bersahabat dengan penerima.
- Untuk menarik motif pembelian penerima.
- Untuk membujuk penerima untuk mengambil tindakan.
- Untuk memberi penerima kesempatan untuk mengambil tindakan.
Hubungan Masyarakat
Tujuan dari setiap upaya hubungan masyarakat adalah untuk memengaruhi keyakinan, sikap, atau tindakan audiens yang ditargetkan. Demikian halnya dengan surat hubungan masyarakat, jelaskan Melvin L. DeFleur dan Everette E. Dennis, penulis bersama “Memahami Komunikasi Massa: Perspektif Seni Liberal.” Tujuan utama surat PR adalah untuk memengaruhi secara positif kesan audiens tentang perusahaan. atau organisasi.
Beberapa contoh surat hubungan masyarakat adalah mereka yang berusaha untuk mencapai tujuan-tujuan berikut:
- Promosikan bisnis baru.
- Undang pelanggan untuk membuka akun tagihan.
- Terima kasih pelanggan atas bisnis mereka.
- Selamat datang pelanggan potensial ke komunitas.
- Umumkan penjualan atau layanan khusus.
- Tawarkan insentif untuk menggunakan layanan perusahaan.
Permintaan dan Tanggapan
Surat-surat bisnis paling rutin baik membuat permintaan atau menanggapi satu, Zimmer dan negara Camp. Contoh surat permintaan termasuk memesan ruang rapat, meminta penawaran harga, meminta laporan tagihan, dan mengatur janji temu. Namun demikian, Zimmer dan Camp menyarankan agar surat-surat rutin ini “tidak diperlakukan secara rutin.” Oleh karena itu, Anda harus mengikuti pedoman tertentu ketika mengajukan permintaan atau menanggapi satu:
- Berikan informasi lengkap.
- Jangan pernah membuat permintaan yang tidak masuk akal.
- Jadilah akurat dan tepat.
- Jangan pernah tidak sopan.
Klaim dan Penyesuaian
Pelanggan terkadang mengeluh tentang layanan atau produk yang salah. Ketika kesempatan seperti itu muncul, bisnis harus merespons dengan bernegosiasi dengan pelanggan untuk melakukan penyesuaian. Selain itu, bisnis juga menulis surat klaim, seperti ketika pemasok gagal mengirim produk yang tepat atau tidak mengirimkannya sama sekali. Namun, Zimmer dan Camp mengatakan bahwa apakah menanggapi atau mengajukan klaim atau penyesuaian, Anda harus tetap mengingat aturan berikut:
- Pastikan bahwa Anda memiliki semua fakta.
- Jadilah akurat dan lengkap saat menjelaskan klaim.
- Hindari menuduh, mengancam atau menuntut..
- Menyopani.
- Sarankan solusi yang masuk akal yang akan disetujui semua pihak yang berkepentingan.
Komunikasi Sosial
Selamat kepada pekerja bisnis pada acara-acara khusus adalah "kesopanan dan tradisi yang umum," tulis Zimmer dan Camp. Pengusaha juga harus mengirim surat belasungkawa ketika seorang rekanan menderita kerugian atau tragedi, segera menanggapi undangan resmi, mengakui pensiun dan menyatakan terima kasih atas hadiah, keramahtamahan, atau perlakuan khusus. Tidak mengakui keadaan seperti itu menggambarkan perusahaan dalam cahaya yang buruk.
Pastikan untuk memformat huruf dengan benar:
- Gunakan kop surat perusahaan.
- Sejajarkan tanggal korespondensi di sebelah kanan halaman.
- Tempatkan nama penerima, judul resmi, dan alamat di bagian bawah halaman, rata kiri.
- Ikuti salam dengan koma, bukan titik dua, misalnya: Dear Mr. Jones,
- Ruang ganda antara salam dan paragraf pertama surat dan antara setiap paragraf. Namun, ruang tunggal tubuh setiap paragraf.
- Jangan sertakan inisial referensi, salin notasi, dll.
