Laporan bisnis sering ditempatkan dalam plastik yang diikat atau diikat menggunakan spiral atau sisir mengikat untuk memastikan bahwa mereka akan menampung banyak pembaca. Format laporan yang digunakan pengusaha untuk laporan terikat disebut "format naskah." Laporan dalam format naskah berisi beberapa bagian: halaman judul, surat pengiriman, daftar isi, ringkasan eksekutif, pengantar, latar belakang masalah atau situasi, diskusi, solusi, kesimpulan, karya yang dikutip, dan lampiran.
Mulai laporan dengan membuat halaman judul. Halaman judul dapat diformat dalam beberapa cara berbeda, tetapi harus berisi judul laporan, nama penulis, nama penerima dan tanggal.
Buat surat pengiriman. Meskipun laporan tersebut mungkin memiliki banyak penerima, surat pengiriman ditujukan kepada ketua komite atau orang dengan peringkat tertinggi. Surat pengiriman memperkenalkan tugas dan mencakup poin-poin utama. Ini bertindak sebagai ringkasan muka untuk penerima laporan.
Tulis isi laporan, dimulai dengan pendahuluan. Pendahuluan menjelaskan tujuan laporan, masalah yang Anda diskusikan dan ruang lingkup masalah. Misalnya, jika topik laporannya adalah kurangnya parkir di tempat kerja Anda, Anda akan menjelaskan masalah parkir, alasan perusahaan Anda harus menyelesaikan masalah dan tempat parkir yang Anda diskusikan.
Buat bagian yang disebut latar belakang dan tujuan yang akan membahas informasi latar belakang yang relevan. Penerima laporan mungkin sudah mengetahui informasi ini, tetapi memasukkannya akan memberi gambaran umum kepada komite tersebut serta menunjukkan pengetahuan Anda tentang topik tersebut. Sebagai contoh parkir, Anda mungkin mendiskusikan fakta bahwa tanah sudah memadai ketika Anda mulai tetapi sejak merger perusahaan pada tahun 2004, karyawan baru mengalami masalah dalam menemukan parkir.
Tulis bagian yang membahas berbagai solusi untuk masalah tersebut. Manajemen ingin diberi tahu tentang semua solusi yang mungkin, atau semua kemungkinan penyebab dalam hal laporan analitis, untuk masalah tersebut. Tutupi setiap solusi atau sebab secara rinci dan berikan bukti untuk masing-masing.
Jelaskan solusi terbaik atau penyebab yang paling mungkin. Jika Anda menganjurkan solusi, berikan anggaran dan jadwal waktu untuk solusi sehingga manajemen memiliki gambaran yang jelas tentang semua uang dan pekerjaan yang terlibat dengan penerapan solusi. Jika Anda menggambarkan penyebab yang paling mungkin, jelaskan apa yang diperlukan untuk mengatasi penyebabnya.
Tulis kesimpulan yang merangkum laporan dan ulangi perlunya menerapkan solusi terbaik Anda atau mengatasi penyebab yang paling mungkin. Berikan informasi tindakan, seperti tanggal yang relevan untuk rapat untuk memberikan suara pada solusi atau informasi rapat lainnya.
Buat bagian karya yang dikutip yang mencantumkan semua sumber Anda. Ini akan memungkinkan manajemen untuk membaca lebih lanjut tentang masalah atau untuk memverifikasi fakta Anda.
Tempatkan lampiran apa pun, seperti salinan survei atau skema terperinci, di akhir laporan.
Buat ringkasan eksekutif setelah badan laporan ditulis. Kemudian, letakkan ringkasan eksekutif tepat di belakang daftar isi dalam laporan. Ringkasan eksekutif harus sekitar 1/10 dari panjang badan laporan dan harus menjadi tinjauan komprehensif dari seluruh laporan. Tujuan dari ringkasan eksekutif adalah untuk memberikan ringkasan menyeluruh dari seluruh laporan untuk komite.
Tulis daftar isi terakhir, tetapi letakkan di belakang surat pengiriman. Setelah Anda selesai dengan isi laporan, ketikkan semua judul utama dan subpos dan letakkan di atas daftar isi, beserta nomor halamannya.
Bind laporan. Jika laporan Anda hanya akan dibaca sekali atau dua kali, sampul plastik bening dengan binder slide-on akan terlihat profesional dan cukup tahan lama untuk beberapa penggunaan. Jika laporan Anda harus lebih tahan lama, bawa ke toko salinan dan minta untuk mengikatnya. Toko salinan dapat menempatkan penutup plastik berkualitas tinggi pada laporan dan memasukkan ikatan padanya. Binder sisir adalah pilihan yang cocok dan murah, tetapi pengikat spiral akan menjadi pilihan yang paling tahan lama dan menarik hanya dengan beberapa dolar lebih.
