Anda dapat memiliki bisnis terbesar di dunia, tetapi tanpa mempromosikan perusahaan Anda dan produk yang ditawarkannya, tidak ada yang akan tahu Anda ada. Di situlah departemen komunikasi yang baik masuk
Apakah bisnis Anda baru memulai, perusahaan menengah yang sudah mapan atau perusahaan besar, memiliki departemen komunikasi sangat penting untuk menyampaikan berita tentang bisnis Anda dan apa yang Anda lakukan.
Departemen komunikasi dapat mengasumsikan departemen hubungan masyarakat atau urusan publik Anda. Departemen ini bekerja erat dengan departemen lain untuk memastikan mereka memahami dinamika bisnis Anda dan informasi yang diperlukan untuk berkomunikasi. Departemen komunikasi memainkan peran penting dalam kesuksesan organisasi.
Peran Komunikasi Perusahaan
Peran komunikasi perusahaan adalah untuk membangun merek Anda, mempromosikan produk atau layanan Anda dan mendapatkan pelanggan baru. Ketika dilakukan dengan baik, komunikasi korporat tidak hanya akan membantu Anda mendapatkan pelanggan baru tetapi juga akan mendorong pelanggan Anda yang ada untuk tetap setia pada merek Anda. Komunikasi korporat meliputi media sosial, hubungan media, acara klien, dan iklan.
Tujuan komunikasi perusahaan juga harus mencakup komunikasi internal perusahaan. Ini membantu manajemen menjaga staf lain mengetahui tentang apa yang sedang terjadi dan membantu memperkuat berbagai departemen di perusahaan Anda. Komunikasi internal meliputi buletin perusahaan, email reguler, dan acara pengembangan tim staf.
Dalam kebanyakan kasus, departemen komunikasi Anda dipimpin oleh direktur komunikasi atau manajer. Ini adalah orang yang membantu Anda menyusun strategi metode komunikasi eksternal dan internal apa yang paling cocok untuk perusahaan Anda. Dia juga akan menerapkan strategi yang Anda pilih, baik sendiri atau dengan tim komunikasi.
Jika Anda memiliki perusahaan yang sangat kecil, peran direktur komunikasi mungkin adalah yang diserap ke posisi lain. Misalnya, tim penjualan Anda mungkin yang menjalankan akun media sosial Anda atau staf Anda dapat melakukan acara klien.
Apa pun bentuk departemen komunikasi di perusahaan Anda, itu harus ada dalam beberapa bentuk sehingga Anda dapat memenuhi tujuan komunikasi korporat Anda.
Fungsi Departemen Komunikasi
Ada banyak fungsi departemen komunikasi. Anda mungkin menemukan bahwa perusahaan Anda membutuhkan lebih dari yang lain. Anda juga mungkin menemukan bahwa beberapa fungsi departemen komunikasi bekerja lebih baik daripada yang lain untuk industri dan merek tertentu Anda.
Fungsi departemen komunikasi meliputi:
- Mengelola situs web dan media sosial Anda, termasuk bekerja dengan pengembang situs web, memposting pembaruan media sosial reguler dan terlibat dengan orang-orang di saluran media sosial Anda.
- Mengelola blog, termasuk membuat kalender editorial yang relevan, menulis artikel, dan bekerja dengan freelancer untuk membuat konten.
- Menjalankan promosi, baik di media sosial atau di lokasi fisik.
- Mengadakan acara, seperti peluang pendidikan berkelanjutan, pencampur jaringan atau open house.
- Mengawasi hubungan media, termasuk menulis dan mendistribusikan siaran berita, menanggapi pertanyaan media, dan memelihara perangkat media tentang perusahaan Anda.
- Berbicara di depan umum, termasuk mewakili perusahaan Anda di lingkungan publik dan mempersiapkan eksekutif untuk berbicara di acara-acara seperti konferensi berita.
- Mengelola materi pemasaran, termasuk brosur, buletin, dan surat.
- Mencari peluang untuk beriklan, baik di media cetak, di TV atau online.
- Menangani komunikasi krisis ketika suatu peristiwa mengancam keselamatan publik atau reputasi perusahaan Anda, seperti kematian karena kecelakaan, tumpahan racun atau PHK.
- Membuat dan mengimplementasikan rencana komunikasi tahunan, sering kali bersamaan dengan departemen lain.
- Mengawasi komunikasi internal perusahaan, termasuk pengumuman dan pelatihan internal.
Semua fungsi departemen komunikasi ini membantu memperkuat upaya perusahaan, merek, dan pemasaran Anda. Mereka membantu memastikan semua orang di perusahaan Anda berada di halaman yang sama dalam hal bagaimana perusahaan Anda diwakili dan citra publik yang Anda miliki. Fungsi-fungsi ini juga membangun kepercayaan klien dan pelanggan karena mereka akan tahu apa yang diharapkan dari perusahaan Anda. Melalui komunikasi Anda, mereka akan memiliki pemahaman tentang pernyataan misi Anda, nilai-nilai, audiens target, kepribadian dan produk dan layanan yang Anda berikan. Semakin percaya diri klien dan pelanggan Anda, semakin besar kemungkinan mereka untuk terus menggunakan produk atau layanan Anda.
Apa yang Dilakukan Manajer Komunikasi?
Peran komunikasi perusahaan adalah yang penting. Anda ingin seseorang mengawasi tujuan komunikasi perusahaan Anda yang memiliki keterampilan dan kemampuan untuk melaksanakan semua fungsi komunikasi yang penting bagi perusahaan Anda.
Menemukan manajer komunikasi yang berpengalaman adalah langkah pertama untuk membentuk departemen komunikasi Anda. Orang ini dapat melapor kepada direktur komunikasi dan akan bertanggung jawab atas berbagai tugas penting, jadi Anda ingin memastikan Anda menemukan seseorang yang mampu dan kompeten. Idealnya, orang ini akan memiliki pengalaman di bidang khusus Anda sehingga kurva belajarnya tidak terlalu curam. Meskipun sangat membantu untuk mempekerjakan seseorang dengan gelar di bidang komunikasi, hubungan masyarakat, atau bidang serupa, tidak selalu diperlukan jika orang tersebut memiliki banyak pengalaman yang relevan.
Ketika sampai pada peran manajer komunikasi, apa yang dilakukan orang itu tergantung pada peran komunikasi perusahaan di perusahaan Anda. Anda mungkin memerlukan seseorang untuk fokus hanya pada pemasaran internet, seperti situs web, blog dan media sosial. Anda mungkin menginginkan seseorang yang dapat meneliti iklan cetak di kota-kota setempat atau yang dapat membuat dan mengadakan acara yang luar biasa. Anda mungkin hanya ingin menyewa manajer komunikasi untuk mengawasi komunikasi internal atau membangun intranet perusahaan.
Apa yang dilakukan manajer komunikasi juga tergantung pada ukuran departemen komunikasi Anda. Jika Anda memiliki tim satu orang, manajer komunikasi akan menangani lebih banyak fungsi daripada jika Anda memiliki departemen komunikasi yang besar. Dengan tim yang lebih kecil, Anda harus memprioritaskan apa yang telah dilakukan manajer komunikasi Anda karena dia hanya akan memiliki begitu banyak waktu untuk melakukan pekerjaannya. Jika dia mengawasi departemen komunikasi, dia mungkin akan lebih lepas tangan ketika datang ke tugas sehari-hari dan mengambil peran yang lebih manajerial, gambaran yang lebih besar. Ketika Anda memiliki departemen komunikasi, Anda mungkin memiliki satu orang yang mengelola internet, satu mengelola iklan, satu mengelola hubungan masyarakat, dan satu mengelola komunikasi internal.
Peran manajer komunikasi atau direktur juga bervariasi tergantung pada apakah bisnisnya adalah perusahaan baru atau perusahaan yang lebih mapan. Dalam sebuah startup, direktur komunikasi akan menghabiskan banyak waktu untuk menciptakan strategi, mengembangkan merek, meneliti target pasar, menguji teknik komunikasi dan menciptakan jaminan perusahaan. Ini semua adalah hal yang perlu dilakukan sebelum rencana komunikasi diberlakukan.
Di perusahaan yang lebih berpengalaman, direktur komunikasi memiliki basis untuk memulai. Banyak pekerjaan dasar dan penelitian telah dilakukan. Meskipun mungkin ada peluang untuk mengembangkan strategi dan branding baru, direktur komunikasi atau manajer komunikasi di perusahaan yang sudah mapan mungkin menghabiskan lebih banyak waktu untuk memperluas apa yang telah dilakukan sebelumnya atau menemukan area baru untuk dijelajahi.
Saat memilih seseorang untuk menjadi direktur komunikasi perusahaan Anda, pastikan Anda menemukan seseorang dengan komunikasi yang kuat dan keterampilan orang, yang terorganisir dan dapat menangani banyak proyek di bawah tekanan tenggat waktu. Mereka harus kreatif, memiliki kemampuan untuk menulis dengan jelas dan menjadi pemain tim.
Dengan strategi komunikasi dan direktur komunikasi yang tepat, departemen komunikasi Anda pasti akan berkembang.
