Sebagai dasar dari bisnis apa pun, departemen pembelian bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berkaitan dengan pemesanan bahan dan berurusan dengan vendor. Departemen pembelian yang baik akan meminimalkan biaya barang yang dibeli, menyaring vendor untuk kualitas dan melacak pesanan dari awal hingga penerimaan. Kualitas departemen pembelian dapat memiliki dampak signifikan pada margin keuntungan bisnis.
Cegah Kekurangan
Bagian pembelian bertanggung jawab untuk mendapatkan bahan-bahan yang diperlukan untuk membuat dan menjalankan bisnis Anda. Untuk menjamin bahwa kekurangan bahan tidak memengaruhi produktivitas, departemen pembelian menggunakan teknik seperti beberapa sumber. Multiple sourcing berarti bahwa beberapa pemasok digunakan untuk menyediakan barang yang sama. Dengan cara ini, jika ada masalah dengan satu pemasok, pesanan ke yang lain dapat ditingkatkan untuk memberikan kompensasi.
Minimalkan Biaya
Bagian pembelian memainkan peran penting dalam memaksimalkan keuntungan bisnis Anda. Ini membandingkan harga dan bernegosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan bisnis Anda dengan harga terbaik untuk barang-barang yang diperlukan.
Vendor Pra-setujui
Vendor yang disetujui sebelumnya dapat mempercepat proses akuisisi untuk hal-hal yang sering dibutuhkan bisnis Anda. Bagian pembelian mengevaluasi vendor dalam hal harga, kualitas, ulasan pelanggan dan waktu untuk mengisi pesanan, dan menghasilkan daftar vendor yang disetujui.
Lacak Pesanan
Pesanan didokumentasikan melalui formulir pesanan pembelian, yang menentukan informasi identifikasi penting tentang bahan yang dipesan serta jumlah yang dipesan. Formulir ini digunakan untuk memastikan bahwa barang yang dipesan diterima dan untuk melacak waktu yang dibutuhkan untuk pesanan yang akan diisi.
Periksa Faktur
Departemen pembelian memeriksa faktur ketika mereka datang untuk keakuratan, sebelum meneruskannya ke akuntansi. Ini membandingkan faktur dengan formulir pemesanan pembelian dan barang yang benar-benar diterima. Selain itu, biaya tambahan akan diperiksa. Ini memastikan bahwa bisnis hanya membayar barang yang benar-benar diterima.
