Banyak orang merasa ngeri ketika mereka mendengar bahwa mereka harus menghadiri pertemuan bisnis. Mereka takut bahwa itu akan membuang-buang waktu yang dimulai terlambat dan tidak menghasilkan apa-apa atau bahwa itu akan didominasi oleh satu atau dua orang. Masalah umum ini dapat dihindari dengan menggunakan etiket pertemuan bisnis yang tepat. Aturan etiket memungkinkan Anda menjalankan rapat lebih efisien dan memastikannya produktif.
Jadwal acara
Buat agenda sebelum pertemuan, dan bagikan kepada semua orang yang diundang untuk hadir. Ini akan memungkinkan orang untuk memutuskan apakah mereka benar-benar perlu hadir di pertemuan tersebut. Kalau tidak, seseorang mungkin muncul dan menemukan bahwa agendanya tidak benar-benar relevan baginya. Agenda ini juga merupakan batu ujian netral untuk menjaga agar pertemuan tetap fokus. Jika diskusi mulai berjalan, Anda dapat mengatakan sesuatu seperti, "Menurut agenda, kita harus berbicara tentang apa yang kita butuhkan untuk pengenalan produk baru. Mari kita kembali ke topik itu."
Susunan acara
Jadwalkan waktu yang cukup untuk rapat agar Anda dapat menyelesaikan hal-hal dalam agenda tanpa meminta peserta membuat komitmen waktu yang terlalu besar. Mulai rapat segera untuk memberi hadiah kepada orang-orang yang datang tepat waktu. Jika Anda terbiasa memulai terlambat, ini akan memberi hadiah kepada orang-orang yang biasanya muncul beberapa menit setelah waktu mulai yang ditentukan. Jika Anda memiliki reputasi untuk memulai tepat waktu, orang akan belajar untuk muncul pada waktu yang tepat untuk menghindari ketidaknyamanan berjalan begitu pertemuan sudah dimulai.
Akhiri rapat pada waktu yang ditentukan. Ini menunjukkan rasa hormat terhadap jadwal orang lain, karena beberapa peserta Anda mungkin telah menjadwalkan komitmen lain setelah pertemuan. Jika ada bisnis yang belum selesai, jadwalkan pertemuan lain.
Partisipasi
Dorong partisipasi oleh semua orang di ruangan itu, dan pertahankan lingkungan yang aman untuk mendapat masukan. Orang mungkin takut untuk berbicara jika mereka percaya bahwa satu atau dua rekan kerja yang dominan akan segera menembak jatuh mereka. Terapkan aturan "Hanya satu orang yang berbicara pada satu waktu," dan menegakkannya dengan ketat. Jika seseorang mencoba menyela, katakan, "Ini saatnya Sherry untuk berbicara. Ingat, kita semua sepakat bahwa tidak ada yang akan menyela ketika ada orang lain yang berbicara." Jika beberapa peserta masih enggan memberikan masukan, cobalah metode seperti berkeliling ruangan untuk mendapatkan umpan balik setiap orang tentang topik yang sedang dibahas. Dengan begitu, orang yang pemalu tidak perlu khawatir menemukan waktu yang tepat untuk berbicara.
Kesimpulan
Di akhir pertemuan, rangkum apa yang dibahas dan keputusan apa pun yang diambil. Konfirmasikan kembali setiap tindakan, orang-orang yang seharusnya menanganinya dan tenggat waktu. Ini memberi peserta kesempatan untuk berbicara jika mereka tidak setuju dengan ringkasan. Jika semua orang ada di halaman yang sama, gunakan ringkasan untuk membuat catatan rapat dan mengirimkannya segera. Mereka tidak boleh keluar lebih lambat dari sehari setelah pertemuan.
