Salah satu aspek yang paling membuat frustrasi dalam menjalankan bisnis adalah berurusan dengan cek yang buruk. Berurusan dengan cek yang dikembalikan bisa menjadi urusan yang rumit. Masalah paling umum yang dihadapi oleh pemilik dan manajer bisnis adalah bagaimana memulai pembicaraan dengan pelanggan, terutama jika ia seorang yang biasa. Mungkin cara yang paling umum dan sopan untuk mengumpulkan dana adalah dengan surat yang dibuat dengan baik mengenai hutang.
Tulis surat itu di alat tulis perusahaan Anda. Jangan bingung masalah dengan meminta pembayaran pada alat tulis pribadi Anda.
Gunakan salam yang sesuai untuk pelanggan Anda, dua spasi di bawah alamat pengirim. Gunakan istilah "Dear" plus nama belakang seperti "Dear Mr. Jones" atau "Dear Ms. Smith." Anda dapat menggunakan kata umum "Hello" atau "Salam", tetapi alamat pribadi lebih baik. Hindari menggunakan nama depan atau sapaan tidak resmi seperti "Hai."
Mulailah surat itu dengan menyapa utang dengan cara yang tidak mengancam. Contoh dari hal ini adalah, "Kami menulis untuk memberi tahu Anda bahwa cek pribadi yang Anda berikan kepada kami dikembalikan kepada kami tanpa dibayar oleh bank." Lanjutkan dengan cara yang memberi penerima manfaat dari keraguan: "Kami yakin ini mewakili tidak lebih dari pengawasan di pihak Anda, dan bahwa Anda akan segera memperbaiki kesalahan."
Berikan semua detail tentang cek buruk, seperti nama bank, nomor cek dan tanggal serta jumlah. Juga, rujuk nomor akun pelanggan dengan perusahaan Anda dan dokumentasikan saldo pada akun itu.
Rujuk kebijakan “biaya pemeriksaan pengembalian” jika Anda memilikinya. Misalnya, jika Anda memiliki kebijakan tertulis yang menetapkan biaya $ 20 untuk semua cek yang dikembalikan, Anda akan mengutip darinya dan memintanya beserta jumlah cek tersebut. Selalu berikan kepada pelanggan jumlah saldo penuh yang jatuh tempo seperti, "Silakan kirim $ 150,00 untuk cek Anda yang dikembalikan plus $ 20 biaya cek yang dikembalikan dengan total $ 170,00."
Instruksikan kepada pelanggan tentang bagaimana ia dapat mengirimkan dana kepada Anda. Misalnya, Anda dapat meminta dia membawa uang tunai ke tempat bisnis Anda atau mengirimkan wesel atau cek bersertifikasi ke alamat bisnis Anda. Juga, tunjukkan apakah Anda dapat menerima kartu kredit atau debit melalui telepon atau secara langsung.
Sebutkan ketentuan pembayaran: "Silakan kirim pembayaran dalam 15 hari." Tutup dengan undangan agar penerima menelepon Anda dengan pertanyaan apa pun.
Keluar dan salin pengacara Anda. Tambahkan "minta" nama keluarga pengacara, sehingga penerima tahu bahwa seorang profesional hukum sedang memantau situasi. Anda tidak ingin mengancam tindakan hukum dalam surat pertama. Melunasi hutang secara damai adalah pilihan yang lebih disukai. Menyalin pengacara Anda secara halus memperingatkan penerima bahwa Anda dapat membawa penerima ke pengadilan jika masalah tidak terselesaikan.
Kiat
-
Jika Anda tidak mendengar kabar dari debitur Anda dalam 10 hari kerja, tindak lanjuti dengan surat lain yang menekankan perlunya Anda mendapat kabar darinya dalam waktu seminggu. Jika Anda tidak menerima tanggapan, atau debitur menolak untuk membayar, serahkan masalah tersebut kepada pengacara Anda.
