Ketika ditugaskan untuk mengorganisir departemen administratif, yang terbaik adalah berfokus pada cara-cara paling efektif untuk meningkatkan efisiensi, meminimalkan pemborosan, dan memaksimalkan talenta individu anggota staf administrasi. Sementara beberapa proses akan bervariasi tergantung pada kebutuhan manajemen puncak dan ukuran kantor Anda, Anda dapat menerapkan teknik dasar untuk menjalankan kantor yang lebih lancar dan lebih efisien.
Tingkatkan efisiensi. Menerapkan pendekatan kinerja-sentris untuk kegiatan. Atur tugas harian dan mingguan dengan fokus pada kinerja tinggi daripada penyelesaian daftar tugas yang panjang.
Struktur dan integrasikan kegiatan administrasi terpenting kantor Anda di antara staf senior. Tugaskan staf senior dengan mengelola laporan pengeluaran dan menawarkan dukungan administratif kepada satu atau lebih anggota manajemen, daripada seluruh kantor.
Mendelegasikan tugas-tugas administrasi, seperti membuka surat, menjawab telepon dan mengetik, kepada staf administrasi tingkat pemula, termasuk asisten administrasi, sekretaris, dan pekerja magang.
Menyatukan aktivitas yang tidak menguntungkan seluruh organisasi.Hindari kegiatan yang tidak sesuai dengan tujuan yang ditetapkan oleh personel manajemen puncak. Misalnya, tidak mempraktikkan penjadwalan pengaturan perjalanan pribadi menit terakhir atau mendelegasikan tugas kepada anggota staf tingkat rendah yang dapat mengambil dan melepaskan tugas tanpa secara negatif mempengaruhi aliran kerja.
Terapkan keinginan manajemen untuk berubah. Seringkali, perampingan adalah komponen yang diperlukan untuk perubahan di kantor administrasi, terutama jika departemen administrasi tidak bekerja secara terpadu untuk memberi manfaat bagi seluruh organisasi. Sebuah kantor yang penuh dengan asisten eksekutif yang bekerja secara individu untuk memenuhi tuntutan personel manajemen puncak terlepas dari kebutuhan organisasi adalah sebuah contoh.
Informasi Gaji 2016 untuk Sekretaris dan Asisten Administrasi
Sekretaris dan asisten administrasi memperoleh gaji tahunan rata-rata $ 38.730 pada tahun 2016, menurut Biro Statistik Tenaga Kerja A.S. Pada akhirnya, sekretaris dan asisten administrasi memperoleh gaji persentil ke-25 sebesar $ 30.500, yang berarti 75 persen memperoleh lebih dari jumlah ini. Gaji persentil ke-75 adalah $ 48.680, yang berarti 25 persen menghasilkan lebih banyak. Pada 2016, 3.990.400 orang dipekerjakan di AS sebagai sekretaris dan asisten administrasi.
