Kami menggunakan surat bisnis hampir setiap hari dalam transaksi kami.Namun, pernahkah Anda berpikir tentang definisi surat bisnis? Bentuk komunikasi di mana-mana ini memiliki cukup banyak fitur yang kami gunakan setiap hari, tetapi kami tidak sering memikirkan konvensi khusus mereka.
Kiat
-
Surat bisnis formal dan digunakan dalam korespondensi bisnis.
Definisi Surat Bisnis
Surat bisnis adalah salah satu dari banyak jenis surat di luar sana. Ini hanyalah jenis surat formal khusus yang digunakan pengirim dan penerima untuk berkorespondensi satu sama lain tentang transaksi bisnis yang mungkin tidak dapat mereka lakukan secara lisan secara efektif. Surat bisnis dapat digunakan untuk komunikasi di antara bisnis, di antara bisnis dan klien dan di antara klien dan bisnis. Ada beberapa elemen penting yang membentuk format surat bisnis umum. Ketika diidentifikasi dalam surat, inilah yang secara efektif memenuhi syarat sebagai surat bisnis.
Tanggal dan Alamat Pengirim
Setiap surat bisnis memiliki kualitas unik yang baris pertama dari surat itu adalah tanggal. Ini menunjukkan tanggal kapan surat itu ditulis atau ketika surat itu selesai. Jelas, itu bukan tanggal ketika penerima menerima surat itu. Tepat di bawah tanggal surat, Anda harus memasukkan alamat pengirim. Anda tidak boleh memasukkan nama pengirim di bagian ini. Akan ada tempat untuk itu nanti. Terkadang, ketika Anda mencetak surat pada kop surat resmi untuk bisnis Anda, maka alamat Anda sudah akan dimasukkan dalam kop surat. Dalam hal ini, Anda tidak boleh memasukkan alamat pengirim di bawah tanggal. Itu akan berlebihan.
Alamat Penerima
Berikutnya adalah alamat penerima. Jika Anda tahu nama penerima, Anda harus memasukkan nama orang itu di alamat mereka. Anda juga harus memasukkan judul yang tepat untuk orang itu, seperti Ms., Mrs., Mr., Dr., dan sebagainya. Saat Anda menulis alamat penerima, Anda harus memasukkan negara mereka. Ini sangat penting untuk surat bisnis internasional. Jangan lupa untuk menggunakan huruf besar seluruh nama negara dan bukan hanya huruf pertama. Jika Anda tidak tahu nama penerima, maka Anda dapat merujuk orang tersebut dengan posisinya di perusahaan tempat ia bekerja, seperti "Manajer Umum," "Direktur" dan sebagainya. Itu selalu merupakan taruhan yang lebih aman daripada membuat asumsi tentang nama atau gelarnya ketika Anda tidak mengenalnya dengan baik.
Salam Surat itu
Setelah alamat penerima datang salam surat itu. Tentu saja, Anda harus menjaga salam Anda konsisten dengan nama yang Anda gunakan untuk penerima di alamat penerima. Mungkin ada sedikit konflik tentang jenis salam yang digunakan ketika Anda tahu nama orang tersebut. Apakah Anda menyebut orang itu sebagai "Tuan" atau "Nyonya," atau apakah Anda menyebut orang itu dengan namanya? Cara terbaik untuk memperlakukan situasi adalah bagaimana Anda akan memperlakukannya dalam kehidupan nyata. Anda tidak mungkin menggunakan nama depan bersama siapa pun yang tidak Anda kenal secara pribadi. Jadi, jika Anda secara pribadi mengetahui penerima dan biasanya Anda merujuknya dengan nama depannya, maka boleh saja menggunakan nama depannya. Kalau tidak, yang terbaik untuk merujuknya sebagai "Nyonya." Juga, jika Anda tidak tahu jenis kelamin orang tersebut, Anda harus menggunakan "kepada siapa ia berkepentingan" sebagai salam.
Tubuh dan Penutupan Surat itu
Badan harus ditulis secara formal. Baris Anda harus spasi tunggal kecuali ketika Anda menyisipkan spasi ganda antara paragraf. Paragraf terakhir harus merupakan ringkasan singkat dari apa yang dinyatakan dalam surat itu.
Untuk menutup surat itu, Anda harus menggunakan frasa seperti "salam" atau "terima kasih" dengan tanda koma. Seharusnya ada empat baris setelah penutupan, setelah itu Anda akan menulis nama pengirim. Ruang itu adalah tempat Anda meletakkan tanda tangan setelah mencetak surat.
