Ketika membuat sistem akuntansi, bisnis dan organisasi nirlaba harus membangun kerangka kerja untuk pengendalian internal. Proses pengendalian internal membantu memastikan bahwa sistem bekerja dengan baik dan bahwa semua karyawan yang terlibat berkinerja seperti yang diharapkan. Memiliki fungsi bisnis yang penting memberikan jaminan yang masuk akal dengan mengurangi kemungkinan kesalahan dan menjaga aset organisasi. Karena signifikansinya, perusahaan sebaiknya mempertimbangkan prinsip-prinsip dasar pengendalian internal.
Tanggung jawab
Perusahaan harus secara jelas menetapkan tanggung jawab. Menugaskan tanggung jawab khusus kepada individu memastikan mereka memahami apa peran mereka dalam mempertahankan kontrol internal. Jika tanggung jawab kontrol internal diabaikan secara konsisten, sistem kontrol internal yang efektif akan memperjelas siapa yang tidak melakukan tugas yang ditugaskan.
Pencatatan
Memori bukanlah alat yang sempurna, terutama ketika berhadapan dengan banyak informasi atau transaksi. Memiliki prosedur pencatatan yang benar akan memungkinkan perusahaan untuk memiliki riwayat transaksi yang akurat. Data historis tersebut memungkinkan perusahaan untuk merujuknya nanti, jika masalah ditemukan atau jika diperlukan klarifikasi.
Asuransi dan Ikatan
Sayangnya, bahkan sistem kontrol internal terbaik tidak dapat mencegah hilangnya aset. Dengan mengasuransikan aset dan mengikat karyawan, sebuah organisasi dapat yakin bahwa itu akan diganti untuk nilai aset jika aset tersebut dicuri, atau disalahgunakan.
Catatan Aset dan Penahanan
Dalam sistem kontrol internal, orang-orang yang memiliki akses fisik ke uang tunai dan aset lain bukanlah orang yang sama yang menyimpan catatan terkait dengan aset itu. Jika, misalnya, orang yang bertanggung jawab untuk menyimpan catatan kas kecil adalah orang yang sama yang memiliki kunci kotak kas kecil, akan mudah bagi orang itu untuk membantu diri mereka sendiri ke uang tunai sementara memalsukan catatan kas kecil. Orang yang menyimpan catatan aset tidak boleh secara fisik mengakses aset yang dilacaknya.
Tanggung jawab untuk Transaksi Terkait
Terkadang, beberapa tugas harus diselesaikan untuk menyelesaikan satu transaksi. Dalam hal ini, penting bagi setiap karyawan yang berbeda untuk melakukan tugas terpisah dalam menyelesaikan transaksi. Ini memastikan bahwa lebih dari satu orang terlibat dalam menyelesaikan tugas, meningkatkan peluang bahwa setiap kesalahan atau tindakan penipuan ditemukan.
Kontrol Teknologi
Alarm pencuri, keypad elektronik, dan fitur keamanan berbasis teknologi lainnya dapat membantu organisasi melindungi aset. Teknologi seringkali dapat pergi ke tempat di mana orang tidak bisa, dan dapat bekerja 24 jam sehari tanpa memerlukan bayaran atau waktu istirahat tambahan. Perusahaan pintar menambah sistem kontrol internal mereka dengan teknologi tepat guna dan hemat biaya.
Ulasan Independen
Perusahaan harus meninjau sistem kontrol internal mereka secara teratur. Itu harus dilakukan oleh seorang individu yang tidak melakukan pekerjaan yang sedang diperiksa. Seorang penilai independen dapat secara objektif melaporkan pekerjaan yang dilakukan selama proses kontrol internal dan tidak memiliki alasan untuk menutupi kesalahan atau terlalu optimis tentang prosedur kontrol.
