Apakah pertemuan telah dengan kolega atau pesaing, Anda selalu disarankan untuk meringkas apa yang dibahas dan terutama apa yang diputuskan, dan melakukannya secara tertulis, sesegera mungkin sesudahnya. Anda dapat menggabungkan potongan-potongan yang relevan dari perpustakaan dokumen bisnis, seperti yang ada di "Inc." Situs web majalah.
Item yang Anda butuhkan
-
Catatan atau catatan lain dari rapat
-
Dokumen direferensikan atau didistribusikan dalam pertemuan
Mulailah dengan rekap yang ramah namun jelas tentang tanggal, waktu dan tempat pertemuan, yang hadir dalam kapasitas apa dan pernyataan singkat tentang tujuan pertemuan. Misalnya, "Mike yang Terhormat: Sekali lagi terima kasih telah menghabiskan kemarin pagi dengan saya dan Steve dari departemen seni kami, mendiskusikan rencana untuk mendesain ulang kemasan Anda."
Tinjau dokumen dan bahan apa saja yang dipresentasikan dalam rapat dan hal-hal penting diskusi tentangnya: "Saya senang Anda menyukai gagasan Steve seperti saya. Kami sepakat bahwa karton heksagonal memberi produk Anda perubahan signifikan untuk menarik perhatian fitur yang Anda tambahkan tahun depan, tetapi membangunnya agar dapat diletakkan secara horizontal di rak akan lebih stabil dan memungkinkan kami membuat kedua ujungnya sedikit cembung, alih-alih satu flat dan yang lainnya merupakan titik yang diperpanjang tanpa koneksi nyata ke produk."
Berikan laporan tentang semua item tindakan yang disetujui dalam pertemuan: "Steve telah berkomitmen untuk memiliki spesifikasi desain baru ke unit fabrikasi kami hari ini, dan mereka harus dapat memberi saya angka biaya baru untuk karton horizontal pada akhir minggu. Steve dan saya sama-sama akan kecewa jika angka-angka itu tidak setidaknya 20 persen di bawah perkiraan yang kami miliki kemarin untuk karton yang lurus dan berujung tinggi, karena fabrikasi akan simetris dan tidak terlalu rumit untuk dipasangkan. keputusan dari Anda tentang apakah sabuk gesper akan dicetak atau diembos, dan apakah Anda ingin tinta metalik di atasnya, sebelum kami dapat memastikan biayanya."
Tetapkan jadwal untuk langkah selanjutnya oleh semua pihak: "Saya membuat catatan bahwa Anda pikir Anda bisa mendapatkan keputusan yang dibuat hari ini atau besok. Itu akan memungkinkan kami untuk menghubungi Anda pada akhir bisnis Senin dengan angka biaya cukup kuat sehingga kita bisa mulai untuk meresmikan kontrak."
Tutup surat dengan cara yang bersahabat yang sesuai dengan sifat pertemuan, dan nyatakan ulang rencana untuk pertemuan lain yang telah Anda jadwalkan: "Selalu menyenangkan bertemu dengan Anda. Saya makan siang pada hari Selasa di kantor Anda di kalender saya, ketika aku akan membawa maket yang sedang dikerjakan Steve. Tolong beri tahu aku kalau Jan memang bisa bergabung dengan kita."
Kiat
-
Email baik-baik saja sebagai cara untuk mengirim tindak lanjut dengan cara yang paling tepat waktu, tetapi selalu yang terbaik untuk mengirim hardcopy juga, terutama ketika pertemuan tersebut mencakup beberapa perusahaan dan hal-hal yang akan diformalkan nanti dalam kontrak dan pesanan pembelian. Kirim salinan surat rekapitulasi kepada semua orang yang menghadiri pertemuan atau disebutkan dalam surat dengan nama, fungsi atau departemen.
