Jika Anda duduk di belakang meja resepsionis, Anda adalah orang pertama yang ditemui pengunjung di perusahaan Anda. Kesan pertama memang diperhitungkan, dan perilaku serta sikap Anda penting. Anda harus terlihat membuat kesan profesional dan ramah setiap saat, bahkan jika Anda sibuk dengan tugas-tugas lain. Ingat, pengunjung tidak mengganggu bisnis Anda, ia adalah bisnis Anda.
Salam Pengunjung
Lihat ke atas ketika seseorang mendekati meja Anda dan tersenyum. Jika Anda melakukan panggilan bisnis, lakukan kontak mata dengan pengunjung untuk menunjukkan bahwa Anda melihatnya dan akan segera bersamanya. Segera setelah Anda selesai menelepon, fokuskan perhatian pada pengunjung dengan senyuman. Mohon maaf atas keterlambatan ini dan tanyakan bagaimana Anda dapat membantu. Masukkan kehangatan ke dalam pertanyaan sehingga sepertinya tidak begitu saja.
Etiket yang Menyambut
Tanyakan kepada pengunjung apakah dia ingin duduk sambil menghubungi orang yang dia temui. Bergantung pada kebijakan perusahaan Anda, tawarkan kopi atau teh atau arahkan pengunjung ke ruang kopi. Tawarkan untuk menggantung mantelnya atau tunjukkan padanya di mana itu bisa digantung. Panggil orang yang akan bertemu pengunjung. Gunakan Ms. atau Mr. saat mengumumkan pengunjung.
Cara Pribadi
Selain tersenyum, modulasi suara Anda. Sadarilah bahwa Anda dapat menyampaikan apa yang Anda pikirkan dengan nada suara Anda. Jangan mengunyah permen karet, menerima panggilan telepon atau SMS pribadi ketika seseorang sedang menunggu. Jika Anda mengobrol dengan rekan kerja, berhentilah dan fokuslah pada pengunjung. Jangan makan di meja Anda. Jika Anda tidak bisa menghindarinya, pilihlah makanan yang tidak memiliki aroma yang melekat. Dengan kata lain, tidak ada pizza atau spageti.
Penampilan Meja
Simpan meja yang bersih dan rapi, meskipun Anda memiliki tugas lain selain berurusan dengan pengunjung. Anda mungkin memiliki tumpukan kertas untuk dikerjakan, tetapi ini tidak boleh tersebar di seluruh area penerimaan Anda. Ingatlah bahwa area penerimaan Anda mempromosikan perusahaan Anda dan harus terlihat profesional - jangan membanjiri meja Anda dengan pernak-pernik, gadget lucu, foto, atau mainan meja.
