Mengadakan pertemuan bisnis yang sukses tidak hanya melibatkan konten dan anggota rapat, tetapi juga penataan furnitur. Untuk mengatur ruangan untuk rapat bisnis secara efektif, Anda ingin mempertimbangkan fungsi rapat dan menciptakan suasana dan ruang kerja yang sesuai untuk produktivitas. Jika ruangan diatur dengan baik untuk rapat Anda, karyawan akan dapat bekerja dan berfungsi tanpa gangguan atau gangguan untuk sepenuhnya memanfaatkan waktu rapat yang tersedia.
Item yang Anda butuhkan
-
Tabel
-
Kursi
-
Aksesori presentasi
-
Ikatan zip
-
Lakban
-
Lampu
-
Meja samping, sesuai kebutuhan
-
Makanan dan minuman
Pertimbangkan fungsi ruangan dan meja tempat yang sesuai. Pertemuan gaya diskusi harus menggunakan gaya meja bundar dengan mengatur meja menjadi lingkaran atau setengah lingkaran sehingga setiap peserta dapat melihat orang lain. Presentasi dapat menggunakan ruang dewan yang dibentuk dengan satu persegi panjang besar atau menempatkan meja yang lebih kecil dalam baris dengan setiap peserta menghadap ke arah yang sama.
Atur tempat duduk Anda di sekitar meja sesuai dengan tata letak meja Anda menggunakan kursi yang nyaman sesuai untuk panjang pertemuan. Kursi plastik keras hanya boleh digunakan untuk rapat pendek (satu jam atau kurang) untuk menjaga karyawan tetap fokus dan nyaman. Tempatkan dua hingga tiga kursi tambahan di sisi ruangan jika-kalau ada lebih banyak tamu daripada yang diperkirakan atau kursi rusak.
Tempatkan alat peraga seperti podium, flip chart, layar proyektor atau poster presentasi di area yang terlihat jelas di depan ruangan sehingga setiap peserta dapat melihatnya dengan mudah. Jika Anda akan menggunakan handout atau folder, letakkan di setiap kursi di sepanjang meja, atau letakkan di samping untuk didistribusikan nanti di rapat. Jangan biarkan barang-barang ini mengacaukan ruang kerja atau membuat sulit bergerak di dalam ruangan, seperti menumpuknya di lantai.
Matikan dering pada telepon di ruangan untuk menghindari gangguan; namun, jangan cabut telepon untuk memungkinkan panggilan keluar jika terjadi keadaan darurat. Jika komputer digunakan untuk rapat, bundel kabel apa pun dengan ikatan zip untuk menghindari kusut dengan kaki dan rekatkan kabel apa pun ke lantai yang berjalan melintasi trotoar.
Tambahkan pencahayaan tambahan di luar pencahayaan overhead ke ruangan untuk melembutkan suasana dan membuat rapat lebih lama menjadi kurang tegang secara visual. Atur lampu di meja samping tempat mereka tidak akan menghalangi atau menghalangi pandangan, tetapi hindari lilin, yang dapat memancarkan cahaya lembut dan keharuman tetapi bisa menimbulkan bahaya.
Siapkan area layanan makanan kecil di sudut ruangan atau di sepanjang dinding dekat pintu untuk memasok air kemasan, soda, kopi atau makanan ringan seperti kue, brownies, atau nampan buah dan daging. Jika menggunakan makanan untuk pertemuan panjang, hindari makanan berkadar gula tinggi, dan pastikan ada tempat sampah di dekat area layanan untuk menjaga meja tetap bersih dan rapi saat waktu makan selesai.
Kiat
-
Jika Anda memiliki pilihan untuk memilih ruang pertemuan, cobalah untuk menemukan ruang yang tenang jauh dari kebisingan dan gangguan yang berlebihan sambil tetap menempatkan ruang pertemuan yang nyaman untuk kamar mandi di lantai yang sama dari gedung.
Jika memungkinkan, sesuaikan termostat di ruangan ke pengaturan yang nyaman sehingga mereka yang hadir tidak terlalu panas atau dingin, membuat ketidaknyamanan dan gangguan di mana mereka tidak akan bisa fokus pada tugas yang sedang dihadapi.
