Reorganisasi dapat diperlukan untuk mencerminkan perubahan model bisnis atau kondisi ekonomi, tetapi dapat mengganggu baik staf maupun pelanggan tanpa perencanaan dan pelaksanaan yang tepat. Mengembangkan rencana strategis untuk restrukturisasi departemen memerlukan komunikasi sepanjang proses. Ketika rencana itu akhirnya terungkap, beberapa mungkin tidak menyukai hasilnya, tetapi tidak ada yang merasa diremehkan olehnya.
Beri tahu pimpinan senior Anda bahwa Anda sedang mempertimbangkan untuk merestrukturisasi suatu departemen untuk mencerminkan perubahan kondisi pasar. Bentuk sekelompok individu kunci dalam perusahaan untuk berfungsi sebagai tim analisis dan perencanaan untuk memikirkan kebutuhan bisnis di sekitar departemen dan bagaimana seharusnya terlihat ketika restrukturisasi selesai.
Berbicaralah dengan pelanggan utama dan konsumen produk dan layanan departemen Anda untuk mengetahui harapan mereka terhadap departemen Anda. Ini bisa berupa pelanggan internal, pelanggan eksternal atau keduanya, tergantung pada situasinya. Tentukan masalah apa yang mereka miliki dengan kualitas, kecepatan, dan daya tanggap departemen Anda.
Identifikasi alasan restrukturisasi dan bagaimana perubahan ini akan menambah nilai bagi departemen dan bisnis. Ikat ini kembali ke misi departemen dan misi serta pernyataan nilai perusahaan. Saat Anda terus mengembangkan rencana, pastikan perubahan memimpin departemen Anda di sepanjang jalan ini.
Analisis proses departemen Anda saat ini. Bandingkan dengan misi organisasinya dan pisahkan proses inti dari yang digandakan di tempat lain dalam bisnis atau yang sekunder untuk menyelesaikan tujuan departemen. Identifikasi kesenjangan antara kinerja aktual dan yang diinginkan. Tentukan bagaimana struktur yang ada memungkinkan atau menghambat kinerja dan kepuasan pelanggan.
Mendesain ulang proses untuk membantu menentukan jalur terbaik untuk menciptakan struktur departemen yang lebih efisien. Revisi ini harus meningkatkan kepuasan pelanggan dan pemangku kepentingan dan meningkatkan efisiensi. Mengurangi biaya juga mungkin menjadi bagian dari tujuan ini, tetapi pertimbangkan ini dalam kaitannya dengan desain ulang proses. Pengurangan tenaga kerja yang menghambat kemampuan Anda untuk melakukan proses yang dibutuhkan tidak akan membantu departemen Anda berhasil.
Tentukan di mana struktur organisasi perlu diubah. Posisi baru mungkin perlu dibuat atau posisi saat ini mungkin perlu dijelaskan peran dan harapannya. Menilai apakah staf Anda saat ini memiliki keterampilan dan kemampuan untuk memenuhi peran dan persyaratan baru. Jika tidak, Anda perlu mengembangkan rencana pelatihan untuk mempercepat mereka atau membuat karyawan baru untuk mengisi pelanggaran.
Rencanakan strategi implementasi Anda. Kembangkan kerangka waktu kapan struktur baru ini akan dipasang. Perjelas siapa di dalam struktur departemen yang baru memiliki kekuatan untuk mengambil keputusan. Tulis bagan organisasi baru dan deskripsi posisi untuk menjelaskan kepada staf Anda apa harapan mereka. Jika Anda membutuhkan staf tambahan, gunakan deskripsi posisi itu untuk membantu mengarahkan Anda ke arah yang benar.
Libatkan departemen sumber daya manusia Anda untuk merencanakan transisi. Tentukan apakah ada posisi di tempat lain di perusahaan untuk yang dibuat berlebihan oleh restrukturisasi departemen. Jika restrukturisasi akan menghasilkan PHK, ikuti prosedur yang ditetapkan untuk memastikan tidak ada bias dalam keputusan.
Berkomunikasi dengan karyawan. Staf Anda kemungkinan akan melihat restrukturisasi sebagai cara mengurangi jumlah karyawan, sehingga karyawan mungkin ragu dengan restrukturisasi. Dengan mempertahankannya, Anda berdua mengurangi pengaruh pabrik rumor dan memberi mereka keyakinan bahwa ada rencana di tempat selain hanya mengurangi jumlah pegawai departemen.
