Beberapa bisnis dapat beroperasi dengan sukses hanya berdasarkan uang tunai, tetapi model itu cukup sulit untuk dipertahankan begitu Anda melewati tahap ibu dan bayi. Terutama sulit jika Anda menjual ke bisnis lain yang sering tidak berharap membayar di muka untuk pembelian mereka. Alih-alih, Anda akan membuat faktur untuk produk Anda, yang nantinya akan dibayar oleh pelanggan Anda. Selama waktu antara faktur yang diterbitkan dan pelanggan yang membayarnya, faktur itu disebut sebagai faktur terbuka untuk keperluan akuntansi.
Definisi Faktur Penjual
Faktur pada dasarnya adalah perjanjian antara vendor dan pelanggan.Vendor setuju untuk menyediakan produk atau layanan di muka dan pelanggan setuju untuk membayar produk atau layanan sesuai dengan ketentuan faktur. Persyaratan tersebut mencakup tanggal yang ditentukan saat pembayaran jatuh tempo, dan sebagian besar faktur menyertakan penalti untuk pembayaran lewat jatuh tempo. Beberapa vendor menawarkan wortel dan tongkat, memberikan diskon yang sama untuk pembayaran di muka. Either way, vendor pada dasarnya memberikan kredit kepada pelanggan dan mengharapkan untuk dibayar - setidaknya sebagian besar waktu - secara tepat waktu.
Hutang Akun, Piutang Usaha
Baik pelanggan dan vendor harus memperhitungkan faktur terbuka di neraca mereka. Untuk vendor, ini adalah aset saat ini. Uang yang dapat diandalkan untuk membayar kewajiban yang akan datang, seperti pembayaran sewa atau faktur untuk bahan baku. Bagi pelanggan, ini adalah kewajiban saat ini. Ini akan muncul di neraca Anda di seberang aset Anda saat ini, yang meliputi cadangan kas Anda dan arus kas saat ini serta piutang usaha Anda sendiri. Dalam kedua kasus, tetap di lokasi itu sampai faktur ditutup.
Definisi Faktur Tertutup
Faktur tetap terbuka sampai pelanggan melakukan, dan vendor menerima, pembayaran penuh. Di ujung pelanggan, pembayaran diposting sebagai kredit ke akun yang dapat dibayarkan, idealnya mengutip nomor faktur dan mungkin mengidentifikasi pemasok. Ini memberikan jejak audit jika ada masalah dengan faktur atau pembayarannya. Di ujung vendor, pembayaran dicatat sebagai memo kredit dalam buku besar piutang, yang diidentifikasi oleh nomor faktur dan, idealnya, nomor cek pelanggan. Dalam kedua kasus, dengan pembayaran penuh untuk mencocokkan jumlah faktur yang benar - mengurangi diskon yang sesuai atau menambahkan biaya bunga yang sesuai - faktur sekarang dapat ditutup.
Pembayaran Parsial Hal-Hal Rumit
Relatif mudah untuk melacak faktur terbuka dan mengubahnya menjadi yang tertutup jika sudah diselesaikan dengan satu pembayaran penuh. Ini sedikit lebih rumit jika Anda melakukan atau menerima pembayaran parsial pada faktur yang sama selama periode waktu tertentu. Proses dasar memposting ke buku besar hutang jika Anda adalah pelanggan, atau buku besar piutang jika Anda adalah vendor, tetap sama. Kesulitannya terletak pada memastikan total kumulatif pembayaran sudah benar, setelah Anda menghitung penalti bunga, dan mereka ditetapkan ke faktur yang tepat. Beberapa layanan pihak ketiga dan produk perangkat lunak, seperti OpenInvoice.com yang diberi nama tepat, mengotomatisasi dan merampingkan proses ini.
Opsi Diskon Faktur
Bukan hal yang aneh bagi bisnis dengan banyak faktur terbuka untuk mengalami masalah arus kas sementara sambil menunggu faktur itu dibayar. Dalam situasi itu, beberapa bisnis beralih ke opsi yang dikenal sebagai diskon faktur. Pihak ketiga mengajukan uang kepada vendor terhadap faktur terutang dengan imbalan persentase setelah faktur dikumpulkan. Tanggung jawab untuk mengumpulkan pembayaran tetap ada pada vendor. Ini bisa menjadi alat yang berguna di saat dibutuhkan, tetapi itu memakan margin Anda, jadi Anda harus hati-hati menimbang kebutuhan jangka pendek Anda terhadap profitabilitas jangka panjang Anda.
