Instansi pemerintah, organisasi nirlaba, dan beberapa perusahaan mungkin memiliki kebijakan yang mencegah Anda menerima hadiah. Jika Anda ditawari hadiah, dan ingin atau harus menolaknya, Anda dapat menulis surat kepada orang yang menjelaskan mengapa Anda tidak dapat menerimanya. Jika Anda menjelaskan alasan untuk menolak pemberian, pemberi mungkin lebih mengerti mengapa Anda menolaknya. Dengan menawarkan kesopanan ini, ini dapat membantu orang tersebut menghindari perasaan ditolak atau tidak dihargai.
Alamat surat itu di kop perusahaan atau organisasi Anda. Sertakan tanggal, nama, jabatan, nama perusahaan, dan alamat orang yang mengirimi Anda hadiah. Mulailah surat dengan menulis "Bapak atau Ibu yang terhormat" dan sertakan nama belakang orang tersebut dalam salam.
Berterimakasihlah kepada si pemberi atas perhatian dari hadiah yang ia siapkan atau beli untuk Anda. Jangan mempermalukan si pemberi, jadi pilihlah kata-kata yang menunjukkan rasa terima kasih yang tulus. Misalnya, Anda dapat menulis: "Saya sangat terkejut ketika menerima hadiah bijaksana yang Anda kirim." Jika hadiah itu sesuatu yang tidak pantas atau sesuatu yang mengisyaratkan pesan seksual, cukup tulis, "Terima kasih atas perhatian yang Anda tunjukkan dengan mengirim saya hadiah ini."
Jelaskan bahwa Anda tidak dapat menerima hadiah itu. Tunjukkan penyesalan Anda ketika menjelaskan bahwa Anda harus menolak hadiah. Sertakan alasan mengapa Anda tidak dapat menerimanya. Gunakan pekerjaan yang menghindari membuat orang merasa tidak nyaman.
Bersikaplah langsung, tetapi sopan. Jika Anda diberi lukisan yang mahal misalnya, tulis, "Terima kasih atas hadiah Anda yang bijaksana, itu indah. Saya minta maaf, tetapi saya tidak dapat menerima hadiah yang bernilai tinggi."
Jelaskan bahwa Anda telah mengembalikannya atau akan mengembalikannya. Sertakan kalimat yang menjelaskan cara Anda berencana mengembalikan hadiah.
Kiat
-
Surat yang menolak hadiah adalah masalah kesopanan. Ini dapat membantu Anda mempertahankan hubungan klien yang positif, sambil tetap berpegang pada standar organisasi Anda untuk barang-barang tersebut.
Peringatan
Jika orang yang mengirim hadiah telah membuat kemajuan yang tidak pantas kepada Anda dengan hadiah atau di waktu lain, Anda perlu membicarakan hal ini dengan profesional sumber daya manusia Anda atau manajer Anda.
