Jika Anda bekerja untuk bank, perusahaan kredit, agen penagihan utang atau fasilitas medis, atau memiliki bisnis, kemungkinan besar Anda perlu menagih utang. Ada undang-undang yang mengatur proses penagihan utang, melindungi hak-hak debitur dan kreditor. Selain itu, surat contoh profesional dan tepat untuk menagih utang adalah alat yang berharga dalam mencapai penyelesaian utang. Surat-surat ini dapat sangat bervariasi tergantung pada jenis koleksi, serta kerangka waktu debitur untuk mencapai penyelesaian. Tetapi semua surat seperti itu harus secara jelas dan sederhana mengomunikasikan proses penyelesaian yang diinginkan sambil menghindari kesan kasar atau menipu.
Ketikkan nama Anda dan / atau nama bisnis atau perusahaan di bagian atas halaman, diikuti di bawah ini dengan alamat Anda. Ruang ganda dan ketik tanggal saat ini.
Gandakan ruang dan ketik informasi debitur, termasuk namanya dan nama bisnisnya (jika ini merupakan penagihan utang bisnis) dan alamat yang sesuai. Gandakan ruang dan ketikkan salam formal Anda, seperti "Tuan / Nyonya yang terhormat." dan nama belakang debitur.
Gandakan spasi lagi dan ketik paragraf pertama Anda. Isi paragraf ini akan bervariasi tergantung pada banyak faktor, termasuk apakah ini merupakan pemberitahuan pertama atau terakhir, hubungan (jika ada) antara Anda, kreditor dan debitur, dan jenis utang yang Anda maksud. Namun, paragraf tersebut harus dengan jelas menjelaskan bahwa Anda menghubungi debitur untuk tujuan menagih utang tertentu yang terutang dan kemungkinan besar sudah lewat waktu. Pastikan untuk merujuk ke nomor akun yang terkait dengan utang atau menyebutkan layanan yang diterima yang belum dibayar.
Gandakan spasi dan ketik paragraf kedua, di mana Anda akan menawarkan rencana pembayaran atau pengurangan yang memungkinkan. Biarkan debitur tahu bahwa Anda bersedia bekerja dengannya untuk menyelesaikan utangnya. Jika ini adalah pemberitahuan terakhir, ingatkan debitor tentang upaya penyelesaian Anda sebelumnya dan beri tahu dia menerima pemberitahuan akhir.
Gandakan spasi lagi dan ketik paragraf penutup Anda. Ekspresikan keinginan Anda untuk menerima beberapa bentuk komunikasi pengembalian dan / atau pembayaran, biasanya panggilan telepon atau surat. Anda mungkin ingin meminta jangka waktu tertentu untuk menerima komunikasi dan / atau pembayaran ini. Jika Anda merasa perlu, beri tahu debitor tentang langkah selanjutnya dalam proses jika dia tidak berkomunikasi atau melakukan pembayaran, tetapi hindari bersikap kasar.
Ruang ganda; ketik penutupan formal Anda, seperti "dengan tulus"; dan ketikkan nama lengkap, judul, dan nomor telepon Anda. Setelah mencetak, Anda dapat menandatangani dokumen, meskipun tidak perlu untuk tujuan hukum.
