Surat bisnis formal memerlukan protokol khusus, apa pun maksud surat itu. Dalam kebanyakan kasus, surat bisnis harus ringkas dan singkat, biasanya pas di satu halaman. Meskipun Anda harus menggunakan gaya penulisan formal yang jelas, ada beberapa kasus di mana penggunaan singkatan sesuai untuk menghemat ruang dan waktu.
Awalan dan Kehormatan
Baik awalan dan kehormatan diharapkan disingkat menjadi salam dan di tempat lain dalam surat itu. Misalnya, surat bisnis akan dimulai dengan "Tuan Johns yang terhormat," bukan "Tuan Mister Johns." Bentuk jamak dari semua awalan dan kehormatan juga disingkat, seperti "Tuan" untuk beberapa penerima pria dan "Mses" untuk banyak penerima perempuan.
Nama Perusahaan
Baik kop surat dan "alamat dalam" akan menampilkan nama-nama perusahaan - nama pengirim dan nama penerima. Mungkin tidak tepat untuk menyingkat bagian mana pun dari nama perusahaan kecuali jika nama perusahaan terdaftar dengan singkatan. Misalnya, jika perusahaan terdaftar sebagai "Motts, Inc.," Anda dapat menggunakan "Inc." di alamat dalam tanpa mengeja "Incorporated." Demikian juga, jangan gantikan "&" untuk "dan" kecuali itu adalah bagian dari nama perusahaan.
Alamat
Tidak seperti bagian depan amplop, negara bagian harus dieja ketika bagian dari kop surat, tajuk atau alamat dalam Anda. Misalnya, jika perusahaan penerima berada di Seattle, alamat di dalamnya akan bertuliskan "Seattle, Washington 98101."
Singkatan yang Biasa Digunakan
Catatan tambahan, yang merupakan pernyataan tambahan setelah penutupan surat, selalu dinyatakan dengan singkatan "P.S." Jika Anda menyertakan dokumen tambahan beserta surat Anda, dapat diterima untuk menunjukkannya baik dengan menuliskan "Lampiran," diikuti dengan jumlah dokumen, atau dengan menyingkat "Enc." di bawah tanda tangan Anda. RSVP adalah singkatan yang dapat diterima ketika Anda meminta penerima merespons surat Anda.
Topik dan Pengetik
Subjek surat bisnis dapat ditunjukkan di bawah tanggal dengan singkatan "Re" untuk "Mengenai," diikuti oleh pernyataan singkat dari topik. Jika sebuah surat ditandatangani atas nama orang lain, singkatan "p.p." dapat digunakan. Misalnya, jika seorang sekretaris menulis surat atas nama atasannya, juru ketik dapat menandatangani surat itu dan menyertai tanda tangannya dengan "hal." dan tambahkan nama majikannya di bawahnya. "P.p." singkatan dari frase Latin "per procurationem." Singkatan "cc" secara tradisional berarti "salinan karbon," tetapi juga bisa berarti "salinan kesopanan." Dalam kedua kasus itu, ini menunjukkan beberapa salinan surat telah dikirim dan menyebutkan nama orang-orang yang telah dikirimi salinan itu.
