Manual pelatihan karyawan melayani lebih banyak tujuan daripada menyertai pelatihan karyawan baru. Manual pelatihan yang dibangun dengan baik menyediakan konten pelatihan tertulis, memungkinkan fungsi departemen tanpa adanya karyawan kunci, memberikan informasi berharga kepada karyawan baru dan menyusun aturan dan pedoman di tempat kerja. Departemen sumber daya manusia yang mengembangkan manual pelatihan karyawan juga merasa lebih mudah untuk memberikan orientasi tempat kerja dan pelatihan karyawan dengan materi tertulis.
Konten Pelatihan
Perusahaan yang memberikan orientasi karyawan sering kali menyediakan karyawan baru dengan buku pedoman karyawan sebagai bentuk manual pelatihan. Buku pedoman karyawan berisi aturan dan pedoman di tempat kerja yang harus dipahami oleh karyawan sebelum mereka memikul tugas dan tanggung jawab pekerjaan mereka. Buku pedoman karyawan biasanya memiliki formulir pengakuan yang harus ditandatangani karyawan untuk menunjukkan tanda terima dan pemahaman tentang kebijakan perusahaan. Formulir yang ditandatangani dimasukkan ke dalam file personalia setiap karyawan dan tetap menjadi bagian dari catatan kerja yang lengkap. Manual pelatihan karyawan atau buku pegangan karyawan memberikan dukungan yang sangat dibutuhkan karyawan untuk mempelajari peraturan tempat kerja dan berfungsi sebagai bahan referensi jika ada pertanyaan tentang kebijakan perusahaan.
Manajemen mutu
Organisasi dengan beberapa tempat kerja menggunakan manual pelatihan karyawan untuk membakukan proses di tempat kerja. Manual pelatihan karyawan yang berisi praktik terbaik atau praktik masa lalu yang terbukti berhasil sangat berharga bagi pengusaha yang memiliki lokasi kerja yang tersebar di wilayah geografis yang luas. Standarisasi proses perusahaan sangat penting untuk kinerja dan manajemen kualitas yang konsisten.
Transisi ke Tanpa Kertas
Ketika sebuah perusahaan transisi dari perusahaan yang bergantung pada dokumentasi tertulis ke yang berbasis teknologi, manual pelatihan karyawan dapat bermanfaat bagi para pakar teknologi informasi. Misalnya, seorang spesialis sistem informasi sumber daya manusia yang bertanggung jawab untuk mengkodifikasi proses rekrutmen perusahaan dapat merujuk pada manual pelatihan karyawan untuk mengembangkan proses rekrutmen dan seleksi berbasis komputer. Perusahaan yang melakukan transisi dari fungsi berbasis kertas ke komputer dapat menemukan bahwa manual pelatihan karyawan memberikan sebagian besar informasi yang dapat dikonversi ke format Web untuk digunakan pada intranet perusahaan.
Referensi Sejarah
Proses perusahaan berubah seiring waktu; namun, catatan sejarah dari praktik masa lalu dapat menjadi dasar yang baik untuk membangun proses baru dan yang diperbarui. Organisasi yang menyimpan catatan tertulis seperti manual pelatihan karyawan memiliki waktu yang lebih mudah merumuskan proses baru dan membuat dokumentasi proses baru. Manual pelatihan karyawan adalah dokumen yang penting untuk referensi sejarah.
Manual Proses
Banyak perusahaan mengembangkan manual pelatihan karyawan yang berisi proses kerja tertentu. Manual proses memudahkan untuk melatih karyawan baru dan mengganti fungsi pekerjaan karyawan. Beberapa departemen memiliki manual karyawan untuk setiap posisi dalam departemen atau bagian, dan manual lainnya berisi deskripsi dari semua proses departemen dalam satu volume. Karyawan sangat membantu dalam mengembangkan manual ini. Mereka menghargai pentingnya manual pelatihan karyawan dan memiliki pengetahuan langsung tentang proses yang diperlukan untuk menggambarkan langkah-langkah untuk melakukan tugas pekerjaan tertentu. Manual pelatihan karyawan sangat berguna ketika seorang karyawan absen, cuti atau tidak dapat melakukan tugas pekerjaan atau melatih karyawan lain cara melakukan pekerjaan itu.
