Surat bisnis yang efektif adalah alat penting dalam gudang senjata setiap pebisnis. Apakah dimaksudkan untuk menjual produk atau layanan, atau hanya untuk memperkenalkan penulis sendiri, surat bisnis yang efektif harus memiliki beberapa karakteristik dasar untuk membuat pembaca merespons dengan baik. Surat itu harus memanggil penerima untuk bertindak dan meyakinkannya untuk melakukan apa yang diinginkan penulis. Semua surat bisnis yang efektif memiliki kesamaan kualitas tertentu.
Informasi Lengkap
Surat bisnis yang efektif memiliki semua informasi yang diperlukan pembaca untuk bertindak dengan tepat. Surat itu menyatakan dengan jelas dari siapa surat itu berasal dan dari mana serta bagaimana menanggapinya. Ini menyatakan tentang apa surat itu, kapan tindakan perlu diambil, di mana tindakan itu harus diambil dan mengapa tindakan harus diambil sekarang. Surat bisnis penuh dengan informasi dan tidak meninggalkan apa pun. Ia memiliki ajakan bertindak yang jelas dan memberi tahu penerima bagaimana melakukan tindakan itu.
Keringkasan
Surat bisnis yang efektif tidak berbunga-bunga atau berornamen. Itu tidak penting dan to the point. Tidak ada kata-kata yang sia-sia. Bahasa ini ringkas dalam penyampaiannya sehingga pembaca hanya memiliki informasi yang dibutuhkan. Surat bisnis bukan tempat untuk memamerkan kata-kata besar atau puisi. Surat bisnis yang efektif pendek dan to the point.
Manfaat, Bukan Fitur
Surat bisnis yang efektif berfokus pada manfaat bagi penerima, bukan fitur produk atau informasi. Ini menjawab pertanyaan untuk pembaca: "Apa untungnya bagi saya?" Sebuah surat bisnis mempertimbangkan kendala waktu yang dihadapi pembaca dan kebutuhan yang dibawa oleh pembaca. Itu melayani mereka, membuatnya mudah bagi pembaca untuk mengambil tindakan yang diinginkan. Surat bisnis fokus pada bagaimana penulis surat dapat membantu pembaca, bukan mengapa pembaca harus membantu penulis.
Kekhususan
Gunakan bahasa tertentu saat menulis surat bisnis. Beri tahu pembaca apa yang dapat mereka harapkan dari produk, layanan, atau bisnis. Jangan menggunakan bahasa yang tidak jelas yang mungkin membuat mereka menebak. Gunakan contoh, jika perlu, untuk lebih memperjelas bahasa untuk membuat surat bisnis jelas kepada pembaca. Jika janji dibuat dalam surat, pastikan bisnis dapat mendukungnya. Juga, gunakan kata kerja tindakan alih-alih kata kerja pasif untuk memberikan kekuatan kalimat Anda.
Kejelasan
Hindari menggunakan jargon kecuali benar-benar diperlukan dalam upaya berkomunikasi dengan jelas. Penting untuk menjelaskan dengan tepat apa yang ditawarkan surat itu dan apa yang diminta oleh pembaca. Jika tidak, pembaca mungkin tidak mengambil tindakan yang diminta, dan surat itu tidak akan efektif. Gunakan bahasa yang jelas dan kuat untuk menekankan apa yang harus dilakukan pembaca setelah membaca surat bisnis. Kalimat pendek dengan kata kerja yang kuat dan dapat ditindaklanjuti direkomendasikan untuk mendorong pembaca untuk bertindak.
Etiket
Pastikan untuk mengikuti etiket yang tepat dalam surat bisnis. Pastikan untuk mengetahui nama dan ejaan yang benar dari orang yang akan menerima surat itu. Mengatasinya dengan tepat. Tanggapi semua surat yang membutuhkan balasan balasan. Dengan mengikuti etiket yang benar, seorang pebisnis menunjukkan bahwa ia memiliki rasa hormat yang pantas terhadap orang yang ia tuju. Penghormatan itu bisa sangat membantu pembaca surat menerima ajakan untuk bertindak.
Kebenaran
Dari pemformatan surat sampai kesesuaian penerima, surat bisnis harus mengenai banyak catatan yang benar agar efektif. Pastikan itu dikirim ke orang yang tepat, di departemen yang benar, di perusahaan yang benar. Pastikan bahwa surat itu ditujukan kepada orang yang tepat untuk mengambil tindakan yang diminta suratnya. Baca ulang surat itu dan putuskan apakah bahasa tersebut tepat atau tidak untuk orang yang Anda kirimi - tidak terlalu formal maupun informal. Ketika siap untuk mengirimkannya, periksa kembali pemformatan untuk kesalahan yang terakhir kalinya.
