Melacak inventaris jelas bukan bagian yang paling menyenangkan dalam menjalankan bisnis produk. Itu membutuhkan kerja manual yang keras (mengangkat, bergerak, menghitung), dokumen dan banyak waktu yang dihabiskan di belakang komputer. Berita baiknya adalah begitu Anda akhirnya membuat sistem pelacakan inventaris Anda, bisnis Anda akan menjadi jauh lebih efisien. Anda akan dapat melacak tren dalam penjualan dan pengembalian, Anda akan tahu kapan waktu yang tepat untuk memesan atau memproduksi lebih banyak produk, dan Anda akan dapat menyusun laporan keuangan dan ringkasan keuangan akhir tahun Anda lebih cepat.
Hitung produk Anda untuk menentukan persediaan awal. Setelah Anda memiliki angka akhir, kategorikan inventaris Anda terlebih dahulu berdasarkan nama produk, kemudian oleh atribut spesifik lainnya dari produk seperti warna, ukuran, tanggal atau gaya. Misalnya, jika Anda memegang kaus bordir sebagai inventaris, Anda akan ingin mengategorikannya berdasarkan pesan pada kaus itu, lalu berdasarkan warna, lalu berdasarkan ukuran. Ini memudahkan Anda untuk melacak dan menemukan inventaris yang Anda butuhkan.
Buat spreadsheet di Microsoft Excel untuk melacak inventaris jika Anda memiliki kurang dari 10 jenis produk dalam inventaris. Buat lembar kerja baru untuk setiap produk dan mulailah dengan membuat daftar jumlah persediaan awal. Dari titik itu, kurangi semua penjualan setiap produk yang keluar sesuai dengan informasi register Anda setiap minggu. Tambahkan inventaris baru saat diterima. Sesuaikan total persediaan ketika ada pengembalian produk. Pastikan untuk memasukkan tanggal di sebelah setiap entri.
Jika Anda memiliki lebih dari 10 jenis produk untuk persediaan, pertimbangkan untuk menyiapkan basis data persediaan di Microsoft Access sebagai gantinya (lihat Sumberdaya untuk tautan ke templat yang dapat Anda gunakan). Templat inventaris basis data Microsoft Access lebih menarik, otomatis, dan mudah digunakan. Ini juga memungkinkan Anda mencetak laporan inventaris yang mudah untuk melacak penjualan, penambahan inventaris, dan pengembalian.
Jika Anda adalah pengecer toko yang menjual banyak barang berbeda, beli perangkat lunak manajemen inventaris profesional untuk diintegrasikan dengan pemindai kode batang dan register di toko Anda. Ini akan mahal, tetapi sepadan dengan pengeluaran karena akan menjadi besar dan menghabiskan waktu untuk memperbarui basis data secara manual dengan banyak item untuk dilacak (lihat Sumberdaya untuk saran perangkat lunak pelacakan inventaris). Jika Anda adalah pedagang grosir, distributor atau pabrik yang hanya bekerja dengan faktur (tidak ada penjualan langsung ke pelanggan), Anda juga dapat melacak inventaris Anda menggunakan dokumen faktur Anda.
Jika Anda seorang pengecer toko, lakukan pemeriksaan inventaris manual setidaknya sekali setahun untuk memastikan bahwa inventaris di atas kertas sesuai dengan inventaris di toko. Karena penyusutan (pencurian), jumlahnya dapat sangat berbeda jika pemeriksaan inventaris rutin tidak dilakukan. Ubah angka pada sistem komputer Anda untuk mencerminkan penyusutan.
Kiat
-
Jika Anda memiliki toko yang sangat besar, Anda dapat menyewa perusahaan pihak ketiga untuk datang dan melakukan pemeriksaan inventaris manual. Mereka biasanya akan melakukan pekerjaan mereka setelah toko tutup dan sampai malam. Sementara penyusutan jelas merupakan masalah bagi bisnis apa pun, jumlah yang Anda hilangkan dapat dihapuskan, memberi Anda manfaat pajak di masa depan. Ini adalah alasan lain mengapa sangat penting untuk melakukan pemeriksaan inventaris manual secara teratur ketika Anda menjalankan bisnis ritel.
