Keputusan inventaris produk dapat menjadi permainan tebak-tebakan bagi pemilik bisnis. Terlalu banyak inventaris mahal dalam hal modal yang diikatnya, dan terlalu sedikit bisa sama mahalnya jika pelanggan pergi ke tempat lain untuk melakukan pembelian. Setiap bisnis yang berorientasi produk harus memperhatikan manajemen persediaan. Menggunakan QuickBooks Pro untuk melacak inventaris dapat memberikan cara bagi pemilik bisnis untuk menyimpan catatan yang akurat dan terkini yang merinci jumlah, biaya, dan pendapatan yang dijual kembali. Melacak inventaris di QuickBooks Pro juga memungkinkan pemilik bisnis mengatur pengingat pemesanan ulang dan membuat pesanan pembelian saat inventaris mencapai titik pemesanan ulang yang ditentukan.
Tambahkan dan perbarui informasi vendor. Tambahkan vendor yang belum ada dalam daftar vendor Anda dengan memilih "Vendor Baru" dari tab "Vendor" di menu utama QuickBooks Pro. Di jendela "Vendor Baru", tambahkan informasi kontak vendor di tab "Info Alamat", dan nomor akun serta informasi jalur kredit Anda di tab "Informasi Tambahan". Perbarui informasi untuk vendor saat ini jika perlu.
Aktifkan pelacakan inventaris, dan tetapkan preferensi inventaris. Jika sebelumnya Anda belum melacak inventaris, fitur ini mungkin tidak aktif karena ini bukan pengaturan default di QuickBooks Pro. Pilih "Preferensi" dari tab "Edit" pada menu utama QuickBooks Pro, dan kemudian pilih "Item & Inventaris" dari daftar di sisi kiri jendela "Preferensi". Pilih tab "Preferensi Perusahaan", dan letakkan tanda centang di kotak pertama untuk mengaktifkan pelacakan inventaris. Tetapkan opsi untuk menyusun ulang pengingat dan duplikat peringatan pesanan pembelian.
Buat item inventaris. Buat catatan untuk menjelaskan setiap item yang akan Anda masukkan ke dalam inventaris, dan tautkan ke akun pendapatan yang sesuai. Pilih "Daftar" dari menu utama QuickBooks Pro, lalu pilih "Daftar Barang" dan tekan tombol "Barang-Baru" di kiri bawah layar untuk membuka jendela "Item Baru". Tambahkan informasi tentang item inventaris sebagai berikut:
Jenis: "Bagian Persediaan" Informasi pemesanan ulang: nama item / nomor dan nomor bagian pabrikan Informasi pembelian: biaya grosir, vendor pilihan dan deskripsi item yang akan muncul pada pesanan pembelian Informasi penjualan: harga penjualan eceran, akun pendapatan yang Anda inginkan gunakan untuk pelacakan, seperti Penjualan, dan deskripsi yang akan muncul pada kwitansi penjualan Informasi inventaris: biarkan bagian ini kosong karena akan diperbarui secara otomatis ketika Anda memasukkan item ke dalam inventaris
Masukkan item inventaris. Di sinilah Anda membuat dan mulai melacak inventaris. Pilih "Terima Item" dari tab "Pusat Vendor" pada menu utama QuickBooks untuk memasukkan item inventaris yang telah Anda bayar, seperti data historis untuk item inventaris yang ada pada tanggal Anda mulai melacak inventaris di QuickBooks Pro. Pilih item inventaris dari kotak drop-down “Item”, dan isi jumlahnya. Kolom yang tersisa, termasuk deskripsi, biaya, dan jumlah, akan otomatis terisi untuk Anda.
Jika Anda memasukkan item ke dalam inventaris yang memerlukan pembayaran, pilih “Terima item dan masukkan tagihan.” Pilih item inventaris dari kotak drop-down “Item”, dan masukkan kuantitas. Kolom yang tersisa termasuk vendor, ketentuan pembayaran, jumlah, tanggal jatuh tempo, dan informasi item inventaris akan terisi otomatis.
Kiat
-
Saat Anda mengaktifkan pelacakan inventaris, QuickBooks Pro menambahkan tiga akun baru ke Bagan Akun Anda: Aset Persediaan, Harga Pokok Penjualan, dan Penyesuaian Persediaan.
Untuk memastikan keakuratan, adalah ide yang baik untuk melakukan inventarisasi fisik sebelum memasukkan item ke dalam inventaris.
Peringatan
QuickBooks Pro memiliki jendela “Inventory Adjustment” untuk digunakan ketika menyesuaikan perbedaan dalam penghitungan inventaris fisik. Jangan gunakan jendela ini untuk mencatat inventaris baru.
