Dewan direksi, seperti kelompok kerja mana pun, membutuhkan waktu dan informasi untuk menyerap dan mempertimbangkan ide baru. Apakah Anda seorang kepala departemen, sukarelawan, konsultan, atau anggota dewan, beberapa pedoman dasar berlaku ketika menyajikan ide baru. Memberikan presentasi singkat, mengantisipasi kemungkinan pertanyaan, memberikan informasi yang cukup untuk memungkinkan pengambilan keputusan dan menanggapi dengan segera masalah dapat membuat perbedaan antara penerimaan dan penolakan proposal Anda.
Atur informasi selengkap mungkin. Ini berarti memberikan ikhtisar atau lembar ringkasan di bagian atas materi Anda, yang memungkinkan anggota dewan memahami ide baru dan dorongan presentasi Anda dalam satu bacaan singkat. Rencana Bisnis Garis Besar yang ditampilkan pada Planware.org menawarkan contoh judul topik utama yang dapat membentuk lembar ringkasan Anda (lihat Sumberdaya). Kustomisasi mereka untuk mengilustrasikan ide dan rencana serangan yang Anda usulkan. Kustomisasi outline lengkap agar sesuai dengan detail pendekatan Anda. Dengan ringkasan satu halaman dan garis besar dua halaman, Anda telah memberikan kepada anggota dewan sebuah tinjauan lengkap masalah, riset Anda dan solusi yang Anda sarankan. Materi yang mengikuti dapat memperluas topik dalam urutan ringkasan Anda. Ini memungkinkan pembaca memahami ide lengkap dalam bacaan singkat dan juga akan membantu mengatur presentasi Anda agar sesuai dengan waktu yang dialokasikan oleh dewan. Jika diberikan beberapa menit, tinjau ringkasannya; dengan waktu yang lebih lama, tinjau garis besarnya. Dengan banyak waktu, Anda siap untuk menangani masalah spesifik secara terperinci. Ini menunjukkan kemampuan Anda untuk bekerja sama dan rasa hormat Anda terhadap bisnis lain yang perlu dilakukan dewan.
Hadirkan gagasan dalam berbagai bentuk. Pelatih berbicara di depan umum Patricia Fripp mengamati bahwa beberapa orang mengingat apa yang mereka dengar, tetapi kebanyakan orang ingat apa yang mereka lihat. Jika ide Anda melibatkan realokasi sumber daya, staf tambahan atau peningkatan pangsa pasar, pertimbangkan untuk menyajikan informasi ini secara ringkas dengan grafik, grafik, dan diagram. Perangkat lunak seperti Microsoft PowerPoint atau beragam program grafik yang terdaftar di Pure-Mac memungkinkan Anda menyajikan informasi grafik dalam bentuk yang dipoles (lihat Sumberdaya). Berikan dukungan cetak untuk grafik, sehingga anggota dewan dapat meninjau grafik dan bagan nanti.
Antisipasi dan jawab pertanyaan logis dalam materi presentasi Anda. Berikan perkiraan biaya, contoh jadwal pelatihan atau data lain untuk mendukung keberhasilan proyek Anda yang diproyeksikan. Di area ini, pertanyaan antisipasi sangat berbeda dengan mempertahankan ide Anda dari serangan. Hindari strategi defensif seperti berkomentar bahwa banyak orang berpikir ide itu tidak akan berfungsi atau mengklasifikasikan pertanyaan logis sebagai keberatan.
Segera tanggapi pertanyaan yang tidak terduga. Berterima kasih kepada penanya atas wawasannya dan mengakui bahwa Anda tidak memiliki semua data atau detail di bidang itu dapat disertai dengan janji untuk mendapatkan jawaban dalam waktu seminggu atau kerangka waktu logis lainnya. Ikuti terus dan penuhi tenggat waktu. Beri tahu semua anggota dewan tentang jawaban, bukan hanya si penanya. Ini menunjukkan respons Anda terhadap masalah dan keinginan Anda untuk berkomunikasi secara efisien.
Bersiaplah untuk merespons saran secara fleksibel. Identifikasi area di mana ide Anda dapat dengan mudah dimodifikasi dan area di mana itu akan sulit.Ini membuat Anda selangkah lebih maju dalam menanggapi keberatan atau kekhawatiran.
Berikan informasi pendukung yang cukup untuk memungkinkan pengambilan keputusan. Terutama dengan ide-ide baru, anggota dewan akan ingin meninjau informasi sesuai keinginan mereka sebelum membuat komitmen. Proses peninjauan ini dapat menghasilkan pertanyaan atau masalah tambahan. Bahan-bahan perlu menawarkan ekspresi lengkap dari ide Anda tanpa terlalu berlebihan sehingga menghambat proses pengambilan keputusan. Misalnya, pembaca memerlukan tiga perkiraan biaya yang Anda peroleh, bersama dengan nama perusahaan dari kemungkinan konduktor survei; tetapi, pada titik ini, mereka tidak siap untuk mengarungi seluruh spektrum pertanyaan survei mungkin berisi atau korespondensi rinci Anda dengan masing-masing konduktor. Paragraf singkat tentang kesuksesan dan kerangka waktu mereka memadai; sejarah terperinci dari masing-masing perusahaan menghalangi keputusan dasar tentang apakah akan melakukan survei atau tidak.
Akhiri presentasi Anda dengan berterima kasih kepada dewan karena telah meluangkan waktu untuk mempertimbangkan ide Anda, terlepas dari respons awalnya. Dengan keberuntungan, Anda akan kembali dengan lebih banyak ide dan akan dengan senang hati menerima sambutan yang ramah.
