Bisnis sering mengumpulkan tim untuk menyelesaikan tugas atau tujuan tertentu. Proyek berlangsung melalui beberapa tahap dan kemajuan dipantau secara berkelanjutan. Proyek dipandu melalui serangkaian fase, dari mendefinisikan proyek hingga evaluasi keberhasilan proyek. Definisi atau fase inisiasi memulai proses, dengan anggota tim diidentifikasi dan manajer proyek dipilih. Selama fase perencanaan, tujuan ditetapkan dan tanggung jawab diberikan. Pemantauan terjadi selama fase eksekusi, ketika pekerjaan proyek selesai. Tahap akhir evaluasi datang ketika proyek selesai dan penilaian dilakukan untuk melihat apakah tujuan tercapai.
Memantau Informasi
Pada tahap pelaksanaan ketika tugas aktual proyek sedang berlangsung, sangat penting untuk memantau informasi untuk melacak apa yang sedang dilakukan. Manajer proyek dapat memfasilitasi proyek dengan berkomunikasi dengan anggota tim dan klien. Melalui pemantauan langsung, ketua tim dapat memastikan bahwa setiap peserta tetap dengan rencana awal untuk proyek dan tetap fokus pada tujuan yang telah ditentukan. Manajer proyek membuat catatan yang cermat untuk mengikuti semua aspek proyek dan mengatasi masalah yang muncul.
Memantau Perkembangan
Pemantauan manajemen waktu dijalankan oleh manajer proyek untuk memastikan tenggat waktu terpenuhi ketika proyek bergerak maju. Lembar waktu digunakan untuk memantau waktu yang dihabiskan oleh anggota tim individu untuk tugas-tugas dalam proyek. Pemimpin tim dapat mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah manajemen waktu yang muncul.
Memantau Anggaran
Manajemen biaya dijalankan oleh manajer proyek untuk memastikan proyek masuk atau sesuai anggaran. Biaya dalam proyek diidentifikasi dan biaya disetujui sebelum pembelian dilakukan. Manajer proyek menyimpan catatan pusat dari semua biaya yang dikeluarkan oleh proyek. Dia kemudian dapat menentukan apakah pengeluaran dianggarkan secara memadai, dan jika tidak, memberikan persetujuan khusus untuk pengeluaran yang diperlukan.
Memantau Kualitas
Untuk memantau kualitas secara efektif ketika proyek berlangsung, tim dan manajer proyek harus menetapkan pedoman kualitas sebelum fase pelaksanaan. Setelah pemimpin tim mengetahui bagaimana kualitas diukur, dia dapat mengambil tindakan untuk mengukur kualitas output tim, mengidentifikasi masalah kualitas dan membuat perbaikan yang diperlukan.
