Meskipun banyak orang menganggap pertemuan sebagai pemborosan waktu, mereka adalah cara yang efisien untuk berbagi informasi, mengikuti kemajuan proyek besar dan meningkatkan komunikasi antara anggota tim. Adalah penting bahwa semua orang yang terlibat menghadiri pertemuan dan tiba tepat waktu untuk mencegah penundaan yang tidak perlu. Cara efektif untuk mendorong mereka yang terlibat berada di sana tepat waktu adalah mengirim semua orang pengingat pertemuan yang akan datang beberapa hari sebelum dijadwalkan berlangsung.
Kirim email ke semua peserta rapat beberapa hari sebelum rapat.
Masukkan alamat email semua orang yang diharapkan hadir di bidang "Ke" pada templat email, lalu mulailah menulis pesan Anda.
Sertakan detail penting seperti tanggal, waktu, dan lokasi. Anda juga dapat melampirkan agenda jika ada. Ini akan membantu peserta mempersiapkan pertemuan.
Jika pertemuan hanya akan melibatkan beberapa orang, Anda dapat memilih untuk mengirim pesan teks ke semua orang. Ini memberi tahu para hadirin tentang pertemuan yang dijadwalkan dan mengirimkan detail langsung ke ponsel mereka. Dengan cara ini, mereka dapat memeriksa detail seperti waktu dan lokasi pertemuan dengan satu sentuhan tombol di mana pun mereka berada. (Pastikan Anda memiliki nomor ponsel yang benar semua orang. Pesan yang secara tidak sengaja dikirim ke telepon rumah tidak akan diterima.)
