Daftar periksa audit ISO 9001 adalah alat, salah satu dari banyak di dalam kotak alat auditor, yang digunakan untuk menilai sistem manajemen mutu organisasi. Pertimbangkan analogi yang membandingkan SMM dengan cetak biru tukang kayu dan auditor dengan inspektur konstruksi. Tujuannya adalah untuk menilai pekerjaan yang dilakukan dibandingkan dengan bagaimana cetak biru mengatakan itu harus dilakukan dan juga dibandingkan dengan kode bangunan - atau, dalam hal ini, persyaratan ISO 9001. Daftar periksa harus dirancang untuk membantu penilaian itu, bukan untuk menambah birokrasi.
Tinjauan Dokumentasi
Daftar periksa dapat dirancang untuk melakukan tinjauan dokumentasi. Setelah mengonfirmasi bahwa prosedur pengendalian dokumen rumah sakit sebagaimana tertulis memenuhi persyaratan ISO 9001, rancang daftar periksa dengan menarik item tertentu dari prosedur itu. Fokuskan pertanyaan pada kontrol dokumen itu sendiri, dengan hanya satu atau dua pertanyaan yang membahas persyaratan ISO 9001 khusus untuk proses yang diaudit. Cukup bertanya: "Klausul ISO 9001 mana yang berlaku untuk Proses ABC?" dan "Apakah Proses ABC memenuhi persyaratan itu?" Tidak perlu menulis ulang seluruh standar sebagai pertanyaan pada daftar periksa.
Tanggung Jawab & Komitmen Manajemen
Daftar periksa dapat dirancang khusus untuk audit manajemen. Daftar periksa dapat mengidentifikasi setiap klausa yang menyatakan persyaratan sebagai tanggung jawab langsung manajemen puncak dan hal-hal terkait lainnya, seperti perencanaan sumber daya manusia dan infrastruktur. Daftar periksa ini dapat digunakan pada awalnya selama wawancara manajemen dan kemudian diselesaikan melalui audit karena bukti dinilai di seluruh organisasi.
Pelatihan & Kompetensi
Daftar periksa dapat mendorong auditor untuk mengingat persyaratan yang berlaku secara universal, seperti pelatihan dan kompetensi. Ketika mengikuti jejak audit yang mencakup klausa lain, persyaratan ini kadang-kadang dapat diabaikan dan membutuhkan kegiatan tindak lanjut sebelum audit dapat ditutup. Daftar periksa dapat membantu memastikan bahwa auditor mencari bukti bahwa karyawan kompeten untuk pekerjaan yang mereka lakukan berdasarkan pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman. Yang tidak kalah penting adalah untuk mengkonfirmasi bahwa rencana tindakan dikembangkan dan dilakukan untuk memastikan bahwa karyawan mencapai tingkat kompetensi yang dibutuhkan.
Proses Pengalihdayaan
Item daftar periksa harus mencakup proses outsourcing. Ini dapat dikombinasikan dengan persyaratan yang berlaku secara universal yang disebutkan di atas. Pepatah "di luar pandangan, di luar akal" dapat menyebabkan pihak yang diaudit dan auditor lupa bahwa pergudangan untuk Program A, B dan C masih dilakukan di lokasi, tetapi untuk Program X fungsi itu sekarang dilakukan oleh penyedia logistik pihak ketiga. ISO 9001 secara khusus mensyaratkan bahwa proses outsourcing dikendalikan untuk memastikan bahwa mereka memenuhi persyaratan SMM organisasi sendiri.
Monitoring & Pengukuran
Daftar periksa harus membahas keefektifan proses pengukuran dan tren pemantauan untuk menilai kemampuan SMM. Langkah-langkah dapat mencakup data kontrol proses statistik yang kompleks atau dapat sesederhana jumlah keluhan pelanggan internal atau eksternal. Daftar periksa harus memungkinkan auditor mengidentifikasi metrik apa yang ada dan tren apa yang telah diungkapkan oleh metrik tersebut sejak audit sebelumnya. Daftar periksa juga harus mengingatkan auditor untuk mencari bukti tindakan yang diambil untuk memperbaiki tren negatif.
Tambahkan nilai
Daftar periksa audit harus menambah nilai daripada yang ada hanya demi memenuhi persyaratan proses audit internal. Lebih penting bagi seorang auditor untuk mengikuti jejak audit yang muncul selama audit daripada mengikuti daftar periksa. Auditor yang tidak berpengalaman dapat kehilangan jejak seperti itu ketika mereka terlalu bergantung pada daftar periksa.
