Dokumen persyaratan bisnis menjelaskan apa yang harus dilakukan bisnis untuk menyelesaikan masalah yang ada dan / atau memperoleh kemampuan baru. Namun, dokumen-dokumen ini tidak menjelaskan cara menerapkan solusi - itu adalah langkah selanjutnya. Analis bisnis menyiapkan dokumen persyaratan setelah melakukan penelitian yang luas tentang perusahaan dan industrinya. Penelitian harus mencakup komunikasi luas dengan para pemangku kepentingan yang relevan dengan ruang lingkup dokumen.
Tujuan bisnis
Walaupun uraian singkat tentang tujuan bisnis perusahaan adalah "menghasilkan uang," pada kenyataannya, tujuan tersebut seringkali lebih kompleks dan berkualitas. Tempat yang baik untuk mulai mendokumentasikan tujuan bisnis adalah untuk memeriksa pernyataan misi perusahaan, yang harus menjelaskan nilai-nilai inti perusahaan, pasar di mana ia ingin bersaing, filosofi manajemennya dan apa yang ingin dicapai di luar menghasilkan uang. Sebagai contoh, pernyataan misi mungkin mengindikasikan bahwa perusahaan ingin menciptakan solusi inovatif yang memiliki nilai sosial yang substansial.
Mengidentifikasi Lingkup
Sangat penting untuk mengidentifikasi ruang lingkup dokumen persyaratan sehingga membahas ruang masalah tertentu. Sponsor dokumen seringkali bersifat organisasi, yang membatasi ruang lingkup proyek. Misalnya, departemen pengiriman mungkin meminta dokumen persyaratan bisnis karena banyaknya keluhan pelanggan tentang pengiriman yang terlambat.
Fakta dalam Konflik dengan Tujuan
Tugas analis selanjutnya adalah mendokumentasikan fakta yang bertentangan dengan tujuan bisnis. Misalnya, misalkan tujuan bisnis adalah menjadi pemimpin dalam segmen pasar tertentu dari suatu industri. Jika perusahaan kehilangan pangsa pasar ke pesaing di segmen tersebut, analis akan mendokumentasikan fakta-fakta, menggambarkan besarnya kerugian pasar, menawarkan kemungkinan alasan untuk fenomena tersebut dan mengidentifikasi satu atau lebih tujuan bisnis yang tidak terpenuhi. Untuk menyelesaikan bagian ini, analis harus menyusun serangkaian konflik tujuan / fakta yang komprehensif, yang secara logis diorganisasikan ke dalam berbagai kategori dalam lingkup masalah.
Prosedur saat ini
Bagian selanjutnya dari dokumen persyaratan harus merinci beberapa aspek operasi dan kebijakan saat ini. Sangat mudah untuk berlebihan, sehingga analis yang berpengalaman berkonsentrasi pada kegiatan yang berkontribusi pada ruang lingkup masalah. Sebagai contoh, seorang analis dapat menggambarkan bagaimana perusahaan menangani data dan barang dagangan dari saat pesanan diterima hingga tanggal pengiriman. Deskripsi harus menunjukkan adanya ketidakefisienan yang berkontribusi terhadap keterlambatan. Analis menggunakan berbagai alat grafis untuk membantu menunjukkan bagaimana data, materi, dan biaya mengalir melalui organisasi. Analis juga harus mengakui segala kendala yang memengaruhi operasi saat ini dan di masa depan.
Atur untuk Bertindak
Bagian terakhir dari dokumen persyaratan bisnis menunjukkan serangkaian tujuan yang menggambarkan apa yang harus dipenuhi untuk menghilangkan konflik antara tujuan dan kenyataan. Pada tahap ini, analis harus menahan godaan untuk memberi saran secara rinci cara memperbaiki masalah. Sebagai contoh, analis mungkin mendaftar "mengurangi waktu untuk menyetujui pesanan sebesar 20 persen" sebagai persyaratan bisnis, tetapi tidak "memasang sistem pemesanan baru." Analis harus menyusun daftar dan diagram departemen dan prosedur yang akan mempengaruhi persyaratan bisnis. Dokumen tersebut juga harus mencakup jadwal dan anggaran untuk menentukan solusi terperinci. Nantinya, dokumen desain proyek akan menawarkan cara untuk memenuhi persyaratan. Sebelum ini dapat terjadi, sponsor proyek dan pemangku kepentingan lainnya harus menyetujui atau memodifikasi persyaratan bisnis.
