Rapat dapat gagal tanpa perencanaan yang tepat, bahkan dengan tujuan yang jelas dan peserta yang tepat. Menggunakan agenda untuk merencanakan pertemuan dapat membantu pertemuan berjalan dengan lancar dan efektif mengatasi masalah atau topik utama. Perencanaan ke depan memberi mereka yang menghadiri pertemuan pengetahuan tentang apa yang diharapkan, waktu untuk mempersiapkan, dan memberikan urutan di mana hal-hal akan dibahas. Alasan lain mengapa agenda populer adalah karena mereka menghemat waktu semua orang.
Apa itu Agenda?
Sederhananya, agenda adalah daftar atau rencana. Daftar ini mencakup topik dan masalah atau masalah yang akan dibahas selama rapat. Ada berbagai format agenda; tujuan dan jenis pertemuan akan menentukan format agenda mana yang akan digunakan. Jenis-jenis agenda yang biasanya digunakan meliputi informal, formal, diprioritaskan dan waktunya. Membiasakan diri dengan masing-masing format agenda akan memungkinkan Anda untuk secara efektif memilih jenis yang tepat untuk kebutuhan Anda.
Informal dan Formal
Agenda informal pada dasarnya mengacu pada daftar barang informal yang akan dibahas selama pertemuan dan sering dilempar bersama pada menit terakhir. Agenda formal mengikuti lebih dari satu format. Format ini termasuk jenis pertemuan, daftar fasilitator pertemuan dan daftar semua peserta. Agenda kemudian mengikuti pesanan tertentu: panggilan untuk memesan, panggilan roll, menit dari pertemuan terakhir, masalah terbuka, bisnis baru dan penundaan.
Diprioritaskan dan Jangka waktu
Agenda yang diprioritaskan mengikuti sistem prioritas. Barang-barang diberikan pesanan sesuai dengan kepentingan yang dirasakan oleh kelompok. Topik-topik tersebut kemudian dibahas dalam urutan ini. Agenda yang diatur waktunya merujuk pada penggunaan garis waktu yang telah ditentukan untuk rapat - biasanya penjaga waktu ditugaskan untuk membantu tetap mengerjakan tugas. Dalam format ini, agenda akan diatur dalam interval waktu. Misalnya, 9: 30-9: 35: bersosialisasi / pemanasan, 9: 35-9: 40: meninjau tujuan dan hasil yang diinginkan, 9: 40-9: 50: mengulas risalah dari pertemuan terakhir.
Intinya
Jangan ragu untuk meminta masukan dari peserta lain saat membuat agenda. Peserta dapat memberikan wawasan berharga tentang topik atau masalah apa yang perlu didiskusikan. Memiliki peserta yang tepat adalah kunci untuk pertemuan yang terencana dan sukses. Semua agenda harus berisi tujuan sesi; memiliki hasil yang diinginkan yang jelas; mengklasifikasikan topik agenda sebagai berbagi informasi atau pemrosesan informasi; dan akhiri dengan penutup topik dan diskusi tentang langkah selanjutnya.
