Terlepas dari kecanggihan komputer dan perangkat lunak akuntansi saat ini, proses penggajian dasar tetap hampir sama seperti beberapa dekade yang lalu. Sangat sedikit bisnis yang masih mencatat dan memproses penggajian dengan tangan, tetapi penting bagi setiap manajer bisnis untuk memahami bagaimana proses penggajian bekerja untuk benar mengendalikan biaya tenaga kerja dan menyelesaikan masalah yang berpotensi mahal. Ini benar bahkan jika Anda memasang iklan operasi penggajian Anda, alternatif yang populer. Proses penggajian dimulai dengan mencatat waktu yang dihabiskan karyawan dalam pekerjaan. Ini bisa sesederhana lembar waktu tulisan tangan atau melibatkan penggunaan jam waktu terkomputerisasi yang menyampaikan data secara langsung ke komputer yang akan memproses penggajian. Sebelum proses penggajian lebih lanjut dapat dimulai, karyawan baru atau mereka yang statusnya telah berubah harus mengisi Formulir W-4 untuk pemotongan pengecualian.
Menghitung Penggajian
Majikan mengumpulkan semua catatan waktu karyawan pada akhir periode pembayaran, yang mungkin mingguan, dua mingguan atau beberapa periode lainnya). Langkah pertama dalam menghitung penggajian adalah menemukan upah kotor seorang karyawan, yang mungkin sesederhana menambah jam kerja dan mengalikannya dengan tingkat upah orang tersebut. Penyesuaian mungkin diperlukan untuk memasukkan lembur, komisi, tip dan kompensasi lainnya. Kompensasi untuk pengeluaran yang terkait dengan bisnis, seperti penggantian mileage, sering dimasukkan dalam gaji karyawan setelah menghitung pembayaran, karena penggantian ini tidak dikenakan pajak. Langkah selanjutnya adalah mencari tunjangan pemotongan karyawan. Untuk melakukan ini, Anda memerlukan W-4 dan Publikasi IRS 15 Circular E. Upah karyawan yang dikenakan pajak pendapatan federal adalah gaji kotor dikurangi jumlah total pembebasan pemotongan.
Pajak
Bagian paling rumit dari proses penggajian adalah menghitung pajak. Untuk tujuan penggajian, pajak dibagi menjadi dua kelompok: pajak yang dibayar karyawan dan dikurangkan dari gaji kotor dan pajak yang dibayar oleh majikan. Karyawan membayar tiga pajak federal: pajak penghasilan, Jaminan Sosial, dan Medicare. Petunjuk lengkap untuk menghitung pajak-pajak ini ditemukan dalam Publikasi IRS 15. Di sebagian besar negara bagian, ada juga pajak penghasilan negara. Instruksi untuk pajak negara tersedia dari Departemen Pendapatan atau Perpajakan negara bagian. Pajak yang dibayar majikan adalah kontribusi majikan untuk Jaminan Sosial dan Medicare, pajak pengangguran federal dan pajak pengangguran negara bagian - FUTA dan SUTA. Gunakan Publikasi 15 IRS untuk menghitung ini. Pajak FUTA dan SUTA harus dihitung bersama karena ada kredit pada FUTA untuk pembayaran SUTA.
Pembayaran
Keadaan akhir dari proses penggajian adalah benar-benar membayar karyawan dan membayar pajak. Membuat cek gaji cukup sederhana. Cek itu sendiri sama seperti cek lainnya. Namun, slip gaji datang dengan potongan gaji, yang merupakan daftar tertulis dari upah, pajak dan pemotongan atau penyesuaian lainnya. Potongan gaji, diisi dengan setiap item dan total tahun-ke-tanggal, diberikan kepada karyawan untuk catatannya. Itu selalu bijaksana untuk meninjau gaji sebelum mendistribusikannya, karena kesalahan bisa mahal. Misalnya, Anda tidak ingin mengetahui keystroke yang terlewat menyebabkan gaji $ 3.000 dikeluarkan ketika jumlah yang benar adalah $ 300. Kirim pajak yang dipotong ke IRS atau layanan pendapatan negara sesuai dengan instruksi.
