Setiap bisnis harus memiliki kebijakan dan prosedur tertulis yang mendokumentasikan apa yang diharapkan dari karyawan dan apa yang dapat mereka harapkan dari bisnis. Kadang-kadang disebut sebagai manual karyawan, dokumen-dokumen ini memberikan panduan yang jelas mengenai undang-undang saat ini, kompensasi karyawan dan bagaimana perusahaan menjalankan bisnis.
Fungsi
Salah satu tujuan dari manual kebijakan dan prosedur personel adalah untuk memenuhi persyaratan hukum seperti kesempatan kerja yang setara. Dengan mengatasi berbagai persyaratan hukum, manual ini memberikan perlindungan bagi bisnis dan karyawannya. Sebagai manual, kebijakan dan prosedur personel ini meletakkan dasar untuk pelatihan karyawan.
Fakta
Manual kebijakan dan prosedur personel yang efektif harus memiliki pedoman tertulis yang mencakup bagian-bagian berikut: tanggung jawab setiap peran dalam bisnis, tunjangan karyawan, cuti sakit, liburan, jam, masa pembayaran, disiplin, proses promosi, dan bagaimana masalah kinerja ditangani. Manual ini juga harus membahas undang-undang ketenagakerjaan dan bagaimana bisnis menangani pelecehan di tempat kerja, diskriminasi dan penyalahgunaan zat. Kebijakan pengaduan juga harus ditambahkan sehingga karyawan dan pengusaha memiliki pemahaman tentang bagaimana masalah diselesaikan.
Efek
Dengan menguraikan aturan dan kepercayaan bisnis dalam manual, semua orang tahu apa yang diharapkan darinya. Ini memberikan dasar untuk konsistensi di tempat kerja. Seperti yang ditunjukkan oleh National Restaurant Association dalam panduan pembuatan manual karyawannya, "Semakin Anda meninggalkan penilaian karyawan Anda, semakin kecil kemungkinan mereka akan melakukan hal-hal seperti yang Anda inginkan." Panduan kebijakan dan prosedur tertulis, bila diikuti, akan meningkatkan kepercayaan diri karyawan terhadap perusahaan dan moral keseluruhan di tempat kerja.
Manfaat
Manfaat dari menguraikan kebijakan dan prosedur personel melampaui secara langsung memengaruhi karyawan. Dengan meningkatnya kepuasan karyawan, demikian juga kepuasan pelanggan. Ketika semua karyawan berfungsi di bawah pemahaman yang sama, konsistensi dalam layanan pelanggan tercapai. Ketika seorang pelanggan dapat mengharapkan tingkat kinerja atau kualitas produk tertentu dari setiap karyawan di bisnis, itu menciptakan dampak positif pada merek, reputasi, dan garis bawah fiskal perusahaan.
Pertimbangan
Agar efektif, semua kebijakan dan prosedur yang diuraikan dalam manual harus diikuti. Kurangnya kepatuhan akan berdampak negatif pada kepuasan karyawan dan dapat menimbulkan konsekuensi hukum. Demikian juga, prosedur pengaduan harus diikuti langkah demi langkah untuk melindungi kepentingan semua karyawan yang terlibat. Jika kebijakan dan prosedur perlu diperbarui selama masa kerja, pastikan bahwa semua karyawan diberikan salinan dan mereka menandatangani formulir pengakuan. Akhirnya, pastikan bahwa setiap perubahan yang Anda ingin lakukan terhadap kebijakan dan prosedur personel ditinjau oleh seorang pengacara. Dalam beberapa kasus, kebijakan dan prosedur dapat dianggap sebagai kontrak tersirat dan dapat memengaruhi kemampuan perusahaan untuk memberhentikan seorang karyawan.
