American Heritage Science Dictionary mendefinisikan entropi sebagai ukuran gangguan atau keacakan dalam sistem tertutup. Definisi tersebut mengklaim bahwa ketika suatu sistem menjadi lebih teratur, energinya menjadi lebih merata dan kurang mampu melakukan pekerjaan, yang mengarah pada inefisiensi. Organisasi bisnis bersifat organik atau birokratis. Organisasi organik terbuka karena mereka mengundang inovasi dan kreativitas sambil mencari pertukaran yang berkesinambungan dengan lingkungan agar dapat bertahan hidup. Organisasi birokrasi berada di ujung spektrum yang berlawanan, karena mereka beroperasi dalam gaya mekanistik dan tertutup yang tunduk pada entropi.
Organisasi Birokrasi
Organisasi birokrasi atau mekanistik sangat tergantung pada peraturan dan regulasi, tanggung jawab pekerjaan yang ditentukan, hierarki otoritas yang terpusat, rantai komando komunikasi yang jelas dan pengambilan keputusan yang tersentralisasi. Buku "Mintzberg on Management," oleh konsultan manajemen Henry Mintzberg, merinci bahwa persyaratan kerja organisasi birokrasi sangat terbatas karena sederhana, berulang dan terstandarisasi. Sudut pandang organisasi birokrasi ini menunjukkan bahwa organisasi mekanistik harus memiliki lingkungan yang stabil dengan hasil standar untuk berhasil. Organisasi mekanistik bekerja dengan baik sampai ada kebutuhan untuk perubahan atau beberapa jenis pergolakan memasuki sistem.
Entropi dan Karyawan dalam Bisnis
Entropi terjadi dalam organisasi ketika pekerjaan mekanis birokrasi rusak akibat spesialisasi, apatis, kecerobohan, dan kurangnya kesombongan. Mintzberg akan setuju bahwa spesialisasi pekerjaan berkontribusi pada entropi karena orang sering hanya melihat pekerjaan langsung mereka di dalam organisasi, menghasilkan departemenisasi dan tujuan organisasi yang terfragmentasi. Penyebab utama entropi dalam lingkungan birokrasi melibatkan harapan bahwa individu akan mematuhi perintah rutin dan mematuhi struktur organisasi, sementara inisiatif dan tanggung jawab tidak dianjurkan. Karyawan belajar untuk melakukan hanya apa yang diharapkan dari mereka dan tidak lebih. Pada akhirnya, karyawan dalam organisasi birokrasi menjadi tidak berpikiran dan tidak bertanya karena mereka bergantung pada struktur sistem untuk membenarkan tindakan mereka.
Entropi dalam organisasi mekanistik pada akhirnya menyebabkan karyawan menjadi kaku dalam pekerjaan mereka, yang menciptakan situasi di mana organisasi tidak dapat membuat perubahan yang diperlukan. Dalam buku "Gambar Organisasi" oleh Gareth Morgan, terbukti bahwa sistem organisasi tertutup memiliki kecenderungan untuk menjadi entropis karena mereka memiliki kecenderungan untuk memburuk dan menjadi rusak.
Memanfaatkan Pemikiran Sistem Organik
Buku Morgan menunjukkan bahwa lingkungan birokrasi memiliki tempat dalam bisnis karena menciptakan dasar bagi operasi organisasi yang efektif, meskipun karyawan sering menjadi begitu terspesialisasi dalam departemen mereka sehingga terjadi entropi. Morgan menyarankan bahwa organisasi dapat tetap kompetitif dengan mendorong karyawan untuk berpikir melampaui kebutuhan area kerja langsung mereka dengan mempertimbangkan tujuan dan sasaran seluruh organisasi sambil membuat keputusan mengenai pekerjaan mereka. Pada gilirannya, organisasi harus menjadi sistem organik dengan membuka diri untuk pertukaran sumber daya dan informasi yang berkelanjutan dengan lingkungan luar. Pertukaran ini membantu memastikan bahwa organisasi dan karyawannya dapat tetap kreatif dan inovatif dengan memenuhi kebutuhan kompetitifnya sambil tetap bertanggung jawab secara sosial.
Melibatkan Orang-Orang di Organisasi Hindari Entropi
Entropi bisnis dapat dicegah dalam organisasi dengan memastikan bahwa karyawan terlibat dalam pengambilan keputusan entitas dan bahwa mereka memahami peran mereka dalam proses produksi. Karyawan sering berada di garis depan; mereka berurusan dengan pelanggan dan dapat menentukan kebutuhan mereka. Keterlibatan karyawan membantu mereka mengembangkan kepemilikan organisasi dan membantu mereka merasa puas dengan pekerjaan mereka karena mereka dapat memenuhi tujuan dan sasaran pribadi mereka bersama dengan tujuan organisasi.
