Mengirim kartu ucapan terima kasih kepada donor penting karena membuat donor merasa diakui secara individual dan meningkatkan peluang orang tersebut akan menyumbang lagi. Kirimkan ini segera setelah Anda menerima donasi, tidak lebih dari dua hari setelahnya. Pengiriman cepat ini menunjukkan seberapa efisien organisasi Anda dan juga seberapa banyak Anda ingin menyampaikan terima kasih kepada donor.
Nada
Gunakan nada pribadi, tetapi profesional saat menulis surat. Anda tidak ingin donor merasa seperti itu adalah surat dari pemerintah, kaku dan tidak pribadi, tetapi Anda tidak ingin dia merasa seperti dia hanya memberikan sumbangan kepada perusahaan yang tidak profesional. Tulis dengan nada yang menyerupai cara Anda berbicara dengan bos Anda pada hari pertama bekerja, pribadi tetapi profesional.
Format
Format surat itu mirip dengan format surat bisnis. Setiap paragraf baru berjalan di baris baru dan garis dilewati di antaranya. Tidak ada lekukan yang digunakan. Mulailah dengan tanggal, lalu alamat donor di saluran lain, lalu salam dan pesan Anda. Anda dapat menggunakan surat yang sama untuk setiap donor, tetapi buatlah pribadi dengan mengubah nama donor di setiap surat sehingga dia merasa seperti itu ditulis kepadanya, bukan seperti dia dikirim surat massal.
Konten
Setiap organisasi memilih konten mereka secara berbeda. Beberapa suka berbicara tentang berapa banyak uang yang dihimpun, sementara yang lain merasa seperti itu menyombongkan diri. Salah satu cara untuk mengatasi ini adalah dengan menyatakan bahwa organisasi Anda memenuhi tujuan penggalangan dana pada manfaatnya dan jika itu terlampaui atau tidak. Rekap singkat kemana dana akan mengalir adalah pilihan lain untuk dimasukkan dalam konten. Juga, bicarakan secara singkat tentang bagaimana manfaatnya berjalan secara keseluruhan. Tetap singkat.Satu paragraf singkat berterima kasih kepada donor dan yang lain menceritakan bagaimana penggalangan dana berjalan dan bagaimana dana dialokasikan adalah semua yang diperlukan.
Tata letak
Tata letak untuk kartu terima kasih harus sederhana. Kartu hiasan dengan lonceng dan peluit dapat membuat donor bertanya-tanya tentang ke mana sumbangannya sebenarnya. Jika Anda dapat menggunakan karya seni dari organisasi Anda, letakkan itu di bagian depan kartu dengan ucapan terima kasih yang sederhana, dan pesan di dalamnya. Contoh karya seni semacam ini adalah jika organisasi Anda bekerja dengan anak-anak, maka letakkan gambar salah satu gambar mereka di bagian depan kartu.
