Bagi kebanyakan manajer, mendisiplinkan karyawan adalah salah satu pengalaman yang paling tidak nyaman untuk bersaing. Manajer memiliki tanggung jawab menulis surat tindakan disipliner yang tetap ada dalam file karyawan untuk mendokumentasikan kesalahan karyawan. Surat-surat ini memiliki dua fungsi: untuk memberi tahu karyawan apa yang akan terjadi padanya sebagai akibat dari pelanggarannya dan untuk berfungsi sebagai catatan permanen kesalahan karyawan dalam arsipnya.
Muat printer dengan kop surat perusahaan. Surat ini akan menjadi bagian dari file resmi karyawan, jadi Anda harus mengikuti protokol yang sesuai.
Ketikkan tanggal lengkap. Lewati garis dan ketikkan nama karyawan dan alamat perusahaan. Bahkan jika Anda tidak benar-benar mengirimkan surat itu, mengikuti format surat bisnis yang tepat akan memberikan kesan profesionalisme.
Mulailah surat itu dengan mengetikkan nama karyawan, diikuti dengan tanda titik dua. Lewati garis.
Mulailah paragraf pertama dengan menyatakan dengan jelas sifat pelanggarannya. Rujuk ke buku pegangan karyawan perusahaan Anda sehingga karyawan dapat mencari aturan sendiri. Berikan detail spesifik tentang pelanggaran, seperti tanggal kejadian dan sebutkan karyawan lain yang terlibat.Menyatakan informasi ini dengan jelas akan membantu Anda jika karyawan menentang tindakan disipliner dan membawa masalah tersebut ke pengadilan.
Jelaskan secara rinci kesalahan apa yang dilakukan karyawan dan bagaimana seharusnya dia bertindak dalam situasi tersebut. Karyawan terkadang melanggar peraturan karena mereka tidak memahaminya dengan jelas, sehingga penjelasan tentang pelanggaran dan informasi yang sesuai akan membantu mencegahnya melakukan pelanggaran untuk yang kedua kalinya. Tawarkan untuk bertemu dengan karyawan untuk membahas masalah ini secara terperinci.
Beri karyawan kesempatan untuk memperbaiki kesalahan, seperti dengan menulis surat permintaan maaf resmi kepada pihak lain. Beri tahu dia tentang tenggat waktu untuk mengirimkan tanggapan atau surat.
Beri tahu karyawan dengan jelas dan ringkas apa yang dapat dia harapkan sebagai akibat dari pelanggaran ini. Berikan detail yang sesuai untuk hukumannya saat ini, seperti tanggal dengar pendapat atau tanggal efektif untuk pemutusan hubungan kerjanya, jika berlaku. Jika karyawan dapat mengharapkan tindakan disipliner progresif sebagai akibat dari pelanggaran lebih lanjut, beri tahu dia hukuman apa yang akan dijatuhkan.
Berikan karyawan informasi tentang proses banding, jika berlaku.
Mintalah tanggapan resmi dari karyawan untuk arsipnya; sering kali respons ini akan berbentuk surat resmi. Anda memerlukan dokumentasi ini untuk file karyawan jika dia membawa masalah tersebut ke pengadilan.
Ketikkan nama dan judul lengkap Anda. Cetak surat dan tandatangani nama Anda tentang nama yang diketik dengan tinta biru atau hitam.
Buat beberapa salinan surat itu. Simpan 1 salinan dalam file karyawan, berikan yang lain ke pengacara perusahaan Anda dan simpan satu lagi untuk catatan Anda sendiri.
Kirim surat kepada karyawan atau berikan padanya di depan perwakilan sumber daya manusia atau asisten administrasi. Anda perlu konfirmasi bahwa karyawan menerima pemberitahuan resmi.
Kiat
-
Pertahankan nada profesional dan faktual. Surat ini dapat diajukan ke pengadilan jika karyawan menentang tindakan disipliner, dan Anda ingin terlihat profesional dan adil setiap saat.
