Sebagian besar pekerjaan di perusahaan terdiri dari banyak proyek. Proyek-proyek ini menjalankan keseluruhan dan dapat mencakup konstruksi, riset pemasaran, terkait web, pengenalan produk baru, dan proyek akuisisi perusahaan. Apa pun masalahnya, seseorang harus menjadi ujung tombak proyek dan mengembangkan daftar periksa untuk menyelesaikan pekerjaan. Selanjutnya, tanggung jawab perlu dianalisis dan ditugaskan. Anda perlu memberikan waktu yang cukup untuk menyelesaikan proyek tepat waktu. Oleh karena itu, ada beberapa hal penting yang perlu dipertimbangkan ketika meluncurkan proyek baru.
Daftar Tugas
Pertimbangan pertama saat meluncurkan proyek adalah mendaftar tugas-tugas tertentu. Pemimpin proyek, yang bisa menjadi direktur atau manajer, biasanya akan mengawasi proyek. Dalam melakukan hal itu, ia perlu membuat daftar semua tugas atau fungsi yang diperlukan untuk membawa proyek tersebut membuahkan hasil. Misalnya, proyek konstruksi memerlukan pemilihan lokasi lokasi tertentu, pembiayaan, izin dan pengadaan bahan baku seperti kayu dan beton. Tugas tambahan harus dimasukkan untuk menyelesaikan konstruksi bangunan atau struktur. Saat meluncurkan proyek, buat daftar lengkap dari setiap tugas yang terlibat. Bertemu dengan manajer lain untuk memastikan bahwa daftar Anda akurat dan termasuk semua. Manajer departemen lain mungkin mengetahui tugas tambahan yang diperlukan untuk proyek.
Anggaran
Anda biasanya memiliki anggaran untuk proyek Anda. Sebagai pemimpin proyek, adalah tanggung jawab Anda untuk memastikan Anda menyelesaikan proyek dengan atau di bawah anggaran. Salah satu cara untuk mencapai ini adalah meminta semua orang yang terlibat menyediakan biaya untuk tugas mereka. Individu tertentu akan memiliki lebih banyak keahlian dalam memperkirakan biaya material daripada pemimpin proyek, terutama jika banyak profesional khusus akan bekerja pada proyek. Jika memungkinkan, tambahkan 10 persen hingga 15 persen tambahan untuk biaya proyek sebagai penyangga, menurut Social Signal, konsultan untuk industri media sosial. Anda hanya akan dapat menambahkan buffer 10 sempurna hingga 15 persen ini saat menulis rencana bisnis Anda di muka - ketika Anda mengetahui tentang proyek sebelumnya.
Sumber daya
Bagian penting lain dari daftar periksa peluncuran proyek adalah menentukan sumber daya yang Anda perlukan. Sumber daya termasuk kontraktor, agen dan vendor luar lainnya yang akan membantu Anda dalam proyek. Misalnya, kontraktor diperlukan untuk proyek konstruksi. Anda mungkin memerlukan agen riset pemasaran untuk melakukan survei telepon untuk proyek Anda. Sumber daya juga dapat mencakup bahan referensi atau laporan; atau perangkat lunak khusus yang mungkin Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek.
Tugas dan Tanggal Berakhirnya Tugas
Orang yang bekerja pada proyek Anda perlu diberi tugas tertentu. Mendelegasikan tugas membantu Anda menyelesaikan lebih banyak dengan lebih cepat. Tetapkan tugas untuk orang yang berspesialisasi dalam bidang khusus yang terkait dengan tugas tersebut. Misalnya, manajer keuangan dapat mengerjakan proyeksi penjualan dan laba untuk proyek pengenalan produk baru. Manajer pemasaran dapat mengerjakan tugas yang berkaitan dengan konsep atau gagasan produk, harga, iklan, dan distribusi. Selain itu, tanggal jatuh tempo harus ditetapkan untuk semua proyek. Cara terbaik untuk menetapkan tugas-tugas proyek dan tenggat waktu adalah melalui pertemuan. Selanjutnya, berikan daftar semua tugas proyek dan orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikannya. Bagikan daftar itu kepada semua orang yang terlibat dalam proyek. Bertemu secara berkala untuk memastikan tugas berkembang dengan tepat waktu.
Rencana Kontinjensi
Selalu ada kontinjensi yang dimasukkan ke dalam daftar periksa proyek Anda. Kadang-kadang, tugas mungkin sulit diselesaikan tepat waktu. Misalnya, vendor pencetakan mungkin terlambat dalam mencetak alat peraga penjualan tepat waktu. Bahan baku tertentu mungkin tidak mungkin diperoleh. Akibatnya, Anda perlu memikirkan rencana cadangan untuk memenuhi tenggat waktu Anda. Misalnya, Anda dapat mengganti bahan baku lain untuk proyek konstruksi; atau menyampaikan draf alat bantu visual penjualan jika belum selesai. Selanjutnya, informasikan kepada eksekutif atau atasan Anda kapan salinan akhir dari alat bantu visual akan selesai.
