Akuntansi adalah fungsi bisnis terperinci di mana perusahaan mencatat, melaporkan, dan menganalisis transaksi keuangan. Informasi ini biasanya memberikan dukungan untuk keputusan manajemen dan keputusan investasi untuk pemangku kepentingan bisnis eksternal. Informasi akuntansi biasanya memerlukan dokumentasi untuk laporan dan laporan akuntansi yang disiapkan. Dokumentasi ini mendukung informasi akuntansi dan memberi individu lebih banyak dokumen atau angka untuk menilai laporan.
Manual
Manual akuntansi mendokumentasikan kebijakan dan prosedur spesifik yang diikuti perusahaan ketika menangani informasi keuangan. Di Amerika Serikat, prinsip akuntansi yang diterima secara umum (GAAP) adalah standar akuntansi yang paling otoritatif. GAAP berbasis prinsip, artinya perusahaan memiliki derajat kelonggaran tertentu ketika menerapkan prinsip-prinsip tersebut pada informasi keuangan perusahaan mereka. Namun, pemilik dan manajer bisnis biasanya membuat manual untuk memberikan dokumentasi pendukung tentang metode spesifik yang mereka gunakan saat menerapkan GAAP. Perusahaan publik juga harus mengungkapkan informasi ini dalam laporan keuangan mereka yang dirilis ke publik.
Informasi Transaksi
Perusahaan seringkali memerlukan sejumlah informasi atau dokumentasi untuk transaksi keuangan yang berbeda. Sebagai contoh, panitera yang harus dibayar biasanya memasukkan pesanan pembelian, menerima tiket dan faktur vendor ketika meminta tanda tangan pemilik untuk cek. Dokumentasi ini membantu pemilik memahami tujuan pemeriksaan dan memverifikasi keakuratan dan validitasnya. Transaksi lain memerlukan dokumentasi serupa untuk transaksi akuntansi. Tanggal, jumlah, tujuan transaksi, tanda tangan penyusun, tanda tangan otorisasi dan informasi lainnya mungkin diperlukan untuk transaksi akuntansi.
Jejak Audit
Jejak audit seringkali merupakan prosedur dokumentasi paling umum dalam akuntansi. Informasi jejak audit membantu individu melihat bagaimana departemen akuntansi menyelesaikan transaksi keuangan dan akuntansi. Sistem akuntansi terkomputerisasi telah memperkuat proses jejak audit karena sebagian besar sistem mencatat cap waktu / tanggal yang merinci pencatatan transaksi. Prosedur jejak audit lainnya termasuk menyediakan dokumen transaksi awal, catatan tulisan tangan yang berkaitan dengan pemeriksaan matematika atau perhitungan lainnya, salinan entri jurnal, dan stempel yang menunjukkan tanda terima transaksi oleh perusahaan atau entri dalam buku besar akuntansi.
