Cara Mengatur Rapat Anggaran

Rapat anggaran penting karena memungkinkan Anda untuk hadir di hadapan atasan atau atasan di mana proyek Anda berada dalam hal anggaran. Dalam rapat tersebut Anda dapat membahas kemungkinan kenaikan atau penurunan pada anggaran yang dialokasikan dan menyarankan cara untuk mengurangi biaya agar anggaran Anda tetap pada jalurnya. Rapat anggaran juga memungkinkan Anda untuk meminta kasasi lebih banyak untuk proyek atau pekerjaan Anda. Rapat anggaran keseluruhan menentukan bagaimana kinerja departemen atau perusahaan, dan menetapkan tujuan dan batasan untuk mengendalikan uang dan tetap menguntungkan. Relatif mudah mengatur pertemuan anggaran.

Item yang Anda butuhkan

Ruang rapat atau konferensi
Layanan email

Tentukan siapa yang harus menghadiri rapat anggaran. Biasanya, Anda harus mengundang CFO perusahaan Anda, VP keuangan atau orang lain di tim manajemen perusahaan yang bertanggung jawab atas keuangan. Jika Anda bekerja untuk perusahaan yang lebih besar, undang orang di kantor Anda yang mengelola uang, seperti pengontrol atau manajer departemen akuntansi. Anda juga harus mengundang atasan, manajer proyek, dan anggota staf senior lainnya yang terhubung dengan proyek atau departemen Anda.

Periksa jadwal semua orang yang Anda undang ke rapat. Cari celah umum ketika semua orang dijadwalkan berada di kota dan di kantor. Beberapa alat kantor, seperti Microsoft Outlook, memungkinkan Anda untuk melihat jadwal dan ketersediaan rekan kerja lainnya.Jika Anda tidak dapat mengakses jadwal semua orang, tanyakan kepada asisten mereka atau individu itu sendiri seperti apa ketersediaan mereka yang akan datang.

Pilih durasi untuk rapat, seperti 30 atau 60 menit. Berikan waktu yang cukup untuk menyajikan informasi anggaran dan tinggalkan ruang untuk pertanyaan dan waktu diskusi. Jika menurut Anda akan membutuhkan waktu satu jam untuk menyajikan informasi anggaran, pilih durasi 90 menit untuk memberikan waktu tambahan.

Pilih hari dan waktu untuk rapat berdasarkan kapan semua orang tersedia dan lamanya rapat. Jika pertemuan Anda akan berlangsung 90 menit, pilih slot waktu 90 menit pertama ketika semua orang tersedia.

Kirimkan pemberitahuan permintaan rapat melalui email, dan minta agar semua penerima membalas untuk menunjukkan apakah mereka menerima permintaan rapat atau tidak dapat membuatnya. Atau, atur rapat dengan cara lama dengan memesannya secara langsung atau melalui asisten peserta. Saat Anda meminta rapat baik secara langsung atau melalui email, berikan gambaran singkat tentang agenda rapat: pemotongan anggaran, laporan keuangan, status anggaran, dan sebagainya.

Jadwalkan kembali pertemuan jika orang yang perlu hadir tidak dapat hadir. Pilih slot yang tersedia berikutnya ketika pengawas keuangan dan orang lain yang diperlukan tersedia untuk durasi rapat yang direncanakan.

Ingatkan semua peserta tentang pertemuan yang akan datang minggu itu atau pagi itu. Jika Anda mengirim permintaan rapat melalui email, perangkat lunak mungkin secara otomatis mengingatkan peserta dengan pemberitahuan elektronik.