Menyatukan buku tahunan membutuhkan waktu dan uang. Oleh karena itu, banyak staf mencari iklan bisnis, penggalangan dana, dan sponsor untuk membantu dengan kebutuhan keuangan staf. Sponsor dapat menjadi bagian integral dari pendanaan untuk buku tahunan, tetapi merupakan ide bagus untuk terlebih dahulu meneliti calon sponsor sebelum menghubungi mereka untuk meminta dukungan keuangan. Kontak yang baik dapat berupa orang tua dari anggota staf buku tahunan, staf pengajar dan staf sekolah, atau anggota masyarakat seperti pemilik bisnis.
Perencanaan Awal
Sebelum menulis, bertemu sebagai staf dan menilai kebutuhan keuangan. Sebagian besar staf bertemu di akhir musim panas, sebelum tahun ajaran dimulai, untuk membuat daftar kebutuhan pendanaan. Misalnya, pertimbangkan kamp buku tahunan, acara hari penandatanganan, atau kaos staf. Ini semua membutuhkan uang, selain dari biaya penerbitan buku tahunan yang sebenarnya. Setelah daftar dan anggaran Anda disusun, berkeliling atau cari di internet untuk bisnis lokal untuk mensponsori buku tahunan Anda dan secara finansial mendukung kebutuhan Anda. Staf dapat mengirim surat kepada orang tua di sekolah dan staf, tetapi sebaiknya menyimpan surat sponsor lebih pribadi.
Salam dan Perkenalan
Setiap surat yang bagus dimulai dengan salam sopan dan pengenalan siapa Anda. Jika menargetkan bisnis tertentu, lakukan riset dan alamat surat itu kepada manajer atau pemilik bisnis itu. Menjadikannya senyaman mungkin adalah penting ketika meminta bantuan keuangan atau sponsor. Setelah salam, saatnya memperkenalkan diri, staf buku tahunan, dan sekolah yang Anda wakili. Anda belum ingin menerima permintaan; hanya berbicara tentang siapa Anda. Ini mungkin saat yang tepat untuk menyebutkan peran Anda di komunitas, penghargaan apa pun yang telah diperoleh buku tahunan atau kemungkinan tema buku tersebut.
Niat yang jelas
Setelah perkenalan, sampai ke tujuan surat itu. Beri tahu mereka apa yang Anda butuhkan dan apa yang ingin Anda lakukan dengan uang itu. Anda mungkin ingin menyarankan jumlah tertentu untuk sumbangan, seperti $ 20, $ 50, $ 100 atau $ 200. Sangat membantu untuk menyebutkan manfaat hadiah mereka, seperti pengurangan pajak dan bantuan kepada staf dan masyarakat. Anda juga dapat menyebutkan bagaimana Anda bermaksud untuk menghormati sumbangan mereka, seperti memberi mereka plakat kecil untuk ditampilkan atau menawarkan ruang di buku tahunan Anda untuk mengiklankan bisnis mereka.
Terima Kasih dan Tindak Lanjut
Paragraf terakhir surat Anda harus memberikan informasi kontak Anda, termasuk waktu terbaik untuk menghubungi Anda. Sertakan satu atau dua baris yang juga menunjukkan kapan Anda berencana untuk menghubungi mereka jika Anda tidak mendengarnya.Tergantung pada staf Anda, Anda dapat memilih untuk menghubungi mereka melalui telepon, email atau secara langsung, tetapi pastikan mereka tahu kapan dan bagaimana mereka tidak terkejut. Akhirnya, ucapkan terima kasih atas waktu dan pertimbangan mereka dan sebutkan bahwa Anda menghargai apa yang mereka lakukan untuk komunitas Anda. Tanda tangani surat dengan nama Anda, diikuti oleh staf dan nama sekolah tepat di bawah tanda tangan Anda, meskipun beberapa staf percaya bahwa lebih pribadi jika seluruh kelompok menandatangani surat itu.
