Walaupun komunikasi tertulis memiliki beberapa keunggulan dibandingkan komunikasi lisan, seperti makna yang tidak ambigu, replikasi yang mudah dan permanen, komunikasi tertulis tidak selalu merupakan pilihan terbaik untuk komunikasi bisnis, akademik atau pribadi. Memahami kelemahan posisi komunikasi tertulis Anda untuk menentukan mode komunikasi terbaik untuk situasi apa pun.
Sifat umum
Komunikasi tertulis kurang personal daripada komunikasi lisan, sehingga kurang ideal untuk pesan emosional. Misalnya, kebanyakan orang merasa bahwa berita penting, seperti dipecat, mendapatkan promosi, mengakhiri hubungan atau melamar pernikahan harus dikomunikasikan secara langsung. Berkomunikasi melalui tulisan atau email juga kurang efektif daripada komunikasi langsung dalam membangun hubungan pribadi.
Kemungkinan Miskomunikasi
Komunikasi tertulis tidak termasuk nuansa nada suara atau ekspresi wajah, yang membuat komunikasi menjadi lebih mungkin. Humor dan sarkasme sangat sulit disampaikan dalam komunikasi tertulis dan dapat ditafsirkan sebagai penghinaan. Ini memaksa orang untuk menulis dengan nada yang lebih formal, serius, berkontribusi pada sifat komunikasi tertulis yang impersonal.
Kurangnya Umpan Balik Instan
Komunikasi lisan umumnya menghasilkan umpan balik verbal dan non-verbal yang instan, yang sering kali menginformasikan ucapan pembicara berikutnya. Komunikasi tertulis tidak memiliki elemen penting ini, dan bahkan dengan beberapa bentuk komunikasi digital seperti SMS atau pesan instan, respons tertulis tidak memiliki spontanitas komunikasi lisan. Komunikasi tertulis tidak dapat segera disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan audiens, mengklarifikasi pertanyaan atau menanggapi sanggahan. Selain itu, jika terjadi miskomunikasi, penulis mungkin tidak mengetahuinya tepat waktu untuk memperbaikinya.
Biaya, Bahan dan Penyimpanan
Komunikasi tertulis seringkali memakan waktu lebih lama daripada komunikasi lisan, sehingga mungkin lebih mahal untuk bisnis. Selain itu, hard copy komunikasi tertulis membutuhkan printer, tinta dan kertas, dan juga mengambil ruang penyimpanan.Dalam banyak kasus, komunikasi elektronik juga harus disimpan, walaupun biaya penyimpanan seperti itu dalam hal ruang dan biaya jauh lebih sedikit daripada untuk penyimpanan hard-copy. Baik hard-copy atau elektronik, materi yang disimpan dapat secara tidak sengaja hilang atau hancur.
Kewajiban
Keabadian komunikasi tertulis dapat menimbulkan masalah pertanggungjawaban. Misalnya, walaupun ucapan yang diucapkan mudah dilupakan, email, memo, dan dokumen lain dapat digunakan sebagai bukti di pengadilan, bahkan bertahun-tahun setelah ditulis. Selain itu, replikasi komunikasi tertulis yang mudah membuatnya lebih berisiko; sementara lelucon yang diucapkan tanpa warna dapat menyinggung beberapa orang, misalnya, email yang tidak pantas dapat langsung diteruskan ke ribuan penerima.
