Kebijakan etika bisnis yang menangani pelanggaran karyawan adalah langkah menuju pembentukan lingkungan kepercayaan. Namun, bahkan dengan kebijakan yang kuat, meyakinkan karyawan untuk melangkah maju ketika pelanggaran terjadi dapat menjadi tantangan besar bagi pemilik bisnis. Untuk alasan ini, mendukung karyawan melalui program dan tindakan yang mengintegrasikan standar perilaku yang baik ke dalam misi dan visi bisnis Anda sangat penting.
Mulai
Tetapkan pelanggaran di tempat kerja yang berlaku untuk bisnis Anda. Contoh umum termasuk pencurian, penipuan, pelecehan seksual, pembangkangan terang-terangan, melakukan bisnis pribadi dan mengirim atau menerima email pribadi saat bekerja. Komunikasikan definisi ini kepada karyawan baru dan anggota staf saat ini melalui standar perilaku tertulis dan sebagai bagian dari pelatihan etika. Lindungi hak hukum Anda untuk menonton, mendengarkan, dan membaca komunikasi di tempat kerja dengan membuat semua orang tahu bahwa pemantauan karyawan adalah praktik bisnis standar. Manfaat tambahan untuk pendekatan dimuka dan langsung adalah sering mengubah prosedur pemantauan menjadi kontrol preventif daripada reaktif.
Rencana Pemantauan Kesalahan
Melaksanakan pemantauan panggilan dan pemantauan komputer sebagai taktik untuk memastikan karyawan mengikuti prosedur operasi standar dan tidak menjalankan bisnis pribadi di tempat kerja. Pemantauan panggilan melibatkan mendengarkan waktu nyata untuk percakapan telepon yang dipilih secara acak atau merekam dan mendengarkannya nanti. Mematuhi undang-undang privasi federal dengan memberi tahu penelepon percakapan mereka dapat direkam untuk tujuan kontrol kualitas sebelum percakapan dimulai. Teknologi pemantauan komputer mencakup program perangkat lunak yang memungkinkan Anda untuk melihat apa yang ada di layar dan disimpan di terminal komputer dan hard disk. Ini bermanfaat untuk memantau penggunaan Internet dan komunikasi e-mail dan mencegah penipuan atau pencurian. Pasang kamera pengintai video di stasiun kasir, di area penyimpanan, dan ruang istirahat untuk mencegah pencurian internal.
Prosedur Audit
Tinjau percakapan telepon yang direkam dan log panggilan, log komputer, rekaman video pengawasan dan laporan tindakan korektif untuk mengidentifikasi insiden pelanggaran yang sebelumnya tidak terdeteksi serta mengidentifikasi tren perilaku. Buat dan gunakan daftar periksa audit, komentar, dan ringkasan tertulis ketika menangani insiden dan tren pelanggaran. Sebelum mengambil tindakan, kaji pelanggaran pelanggaran yang ditemukan selama pemantauan atau audit dengan karyawan yang melanggar. Mungkin saja informasi atau tindakan yang diamati disalahpahami atau dikeluarkan dari konteks. Seorang karyawan harus memiliki kesempatan untuk memberikan penjelasan sebelum Anda memutuskan apakah akan mengambil tindakan korektif.
Dorong Pelaporan Karyawan
Dorong karyawan Anda untuk melaporkan pelanggaran dengan memberikan contoh yang baik. Pertahankan komitmen yang kuat untuk mencegah dan menangani pelanggaran. Menerapkan kebijakan pintu terbuka di dalam tim manajemen, menyediakan cara bagi karyawan untuk melaporkan pelanggaran secara anonim dan menciptakan budaya di mana karyawan memandang pelaporan pelanggaran sebagai bagian normal dari pekerjaan mereka. Semakin kuat komitmen Anda dan semakin Anda mendukung dan mendorong pelaporan pelanggaran, semakin besar peluang karyawan untuk mengikuti petunjuk Anda dan melaporkan insiden pelanggaran.
