Semua transaksi keuangan untuk organisasi apa pun pada akhirnya diposting ke buku besar dengan satu atau lain cara. Ketika sebuah program komputer digunakan untuk akuntansi, sebagian besar data keuangan diposting ke sub-ledger - seperti utang dagang atau piutang dagang - yang secara otomatis dikirim ke buku besar. Namun, beberapa entri harus diposting langsung ke buku besar. Transaksi yang sering diposting langsung ke buku besar adalah pengeluaran modal, akrual bunga, akumulasi penyusutan, penyesuaian yang akan dibalik pada periode akuntansi berikutnya, dan penyesuaian akun lainnya yang tidak dapat dilakukan melalui sub-buku besar. Ketika memposting ke buku besar, perhatian ekstra harus diambil untuk menjadi akurat, karena memperbaiki kesalahan dengan beberapa entri buku besar membuat catatan akuntansi yang berantakan. Selain itu, memposting ke buku besar tidak rumit.
Kumpulkan semua dokumen yang terkait dengan entri yang perlu Anda poskan ke buku besar. Ini mungkin termasuk perjanjian pembelian, perjanjian sewa atau pinjaman, jadwal amortisasi dan jadwal penyusutan.
Siapkan spreadsheet di komputer Anda atau di atas kertas, merinci setiap entri buku besar umum yang perlu diposting. Sertakan deskripsi lengkap tentang entri buku besar, akun yang tepat untuk didebit dan jumlahnya, dan kemudian akun yang sesuai untuk dikreditkan dan jumlahnya. Simpan jumlah debet Anda di kolom di sebelah kiri dan kredit di kolom di sebelah kanan.
Jumlahkan debet dan kredit untuk semua entri buku besar Anda, dan pastikan bahwa total debit dan kredit Anda sama. Jika Anda telah menyiapkan spreadsheet Anda di komputer, cetaklah untuk referensi saat Anda memasukkan data ke dalam modul buku besar Anda.
Akses modul buku besar Anda dalam program akuntansi Anda di komputer Anda. Verifikasi bahwa tanggal untuk buku besar Anda diatur ke periode di mana Anda ingin memposting entri Anda. Ini penting karena entri sering diposting ke buku besar setelah periode berakhir. Misalnya, walaupun bulan saat ini sebenarnya Februari, Anda mungkin memposting entri buku besar untuk Januari, jadi dalam hal ini, pastikan tanggal buku besar Anda diatur ke Januari.
Masukkan entri buku besar Anda ke dalam modul buku besar Anda sesuai dengan manual pengguna perangkat lunak akuntansi Anda.
Cetak laporan entri buku besar umum yang belum diposkan. Koreksi entri entri buku besar Anda, periksa spreadsheet Anda (dan tambahkan kaset mesin, jika perlu) yang telah Anda siapkan. Buat koreksi yang diperlukan untuk entri buku besar Anda. Jangan memposting ke buku besar umum.
Buat cadangan komputer untuk data buku besar Anda. Beri label cadangan data buku besar Anda secara jelas dan simpan di lokasi yang aman.
Posting entri buku besar umum Anda sesuai dengan manual pengguna perangkat lunak akuntansi Anda. Cetak catatan lengkap dari entri yang telah Anda posting ke buku besar Anda. Simpan ini dalam file atau buku besar yang sesuai sebagai bagian dari catatan akuntansi permanen Anda.
Kiat
-
Selalu mendokumentasikan dengan seksama setiap entri yang Anda posting ke buku besar, karena Anda tidak akan pernah yakin bahwa Anda akan dapat menjelaskan entri buku besar Anda nanti. Simpan dokumentasi Anda dengan aman sebagai bagian dari catatan akuntansi permanen Anda. Jika Anda tidak menggunakan komputer, melainkan melakukan akuntansi Anda hanya di atas kertas, catat secara manual atau posting entri buku besar secara tepat di buku Anda dalam format akuntansi yang diterima secara umum, pastikan untuk memperbarui saldo semua akun yang terpengaruh. Selalu dokumentasikan entri buku besar Anda secara menyeluruh, dan simpan catatan akuntansi Anda di lokasi yang sangat aman.
