Tidak ada pertanyaan bahwa kemajuan teknologi - terutama dalam hal Internet - telah membuatnya lebih mudah dan lebih cepat untuk bertukar informasi dengan individu di seluruh dunia. Sayangnya, itu juga harus dibayar dengan membiarkan rahmat sosial tradisional dan penilaian yang baik jatuh di pinggir jalan kita dengan tergesa-gesa untuk berteman, menyampaikan ide atau membuat kesepakatan penting. Inilah yang perlu Anda ketahui tentang menggunakan email dengan bijak dalam kehidupan pribadi dan profesional Anda.
Monster di Ruang Cyber
Internet telah melahirkan generasi baru penjahat jahat yang terbagi dalam dua kategori - mereka yang ingin membahayakan komputer Anda dan mereka yang ingin membahayakan Anda. Orang-orang yang ingin memusnahkan semua data di sistem Anda melakukannya melalui virus yang bekerja cepat yang dilampirkan ke email yang baik menggoda Anda dengan kait menarik di baris subjek ("Selamat! Anda baru saja memenangkan lotre") atau berpura-pura datang dari seseorang yang Anda kenal ("Hei! Apakah Anda menerima pesan saya tentang makan siang minggu depan?"). Apa yang begitu berbahaya tentang yang terakhir adalah bahwa, di permukaan, pengirim tampaknya sah tetapi, setelah membuka email, penerima kemudian diinstruksikan untuk mengklik tautan yang dengan cepat akan melepaskan penghancuran elektronik. Email yang dimaksudkan untuk memperingatkan masalah dengan rekening bank, pelanggaran keamanan di PayPal, atau segala jenis investigasi kriminal yang meminta perhatian dan kerja sama penerima harus selalu dianggap sebagai tersangka. Jenis penjahat cyber lainnya bersembunyi di ruang obrolan, menyerap informasi pribadi dari blog, dan merupakan pengunjung tetap di Facebook, MySpace, dan situs web yang terkait dengan kencan. Karena anonimitas yang Internet sediakan bagi pengguna email, Anda tidak tahu apakah lelaki imut yang telah Anda tulis bolak-balik - dan semakin mendekati tanggal sebenarnya - benar-benar lulusan Harvard, bekerja untuk Merrill Lynch, dan mengendarai Porsche atau penipu busuk yang memangsa wanita percaya dan akan memukul Anda dengan cerita sedih yang melibatkan memberinya akses ke rumah Anda dan / atau kartu kredit Anda.
Penggunaan Peralatan Kantor yang Tidak Pantas
Sekali waktu, diasumsikan bahwa sebagian besar karyawan memiliki akal sehat untuk tidak yak di telepon perusahaan selama berjam-jam dengan teman-teman mereka, mencuri perlengkapan kantor untuk digunakan di rumah, atau menggunakan mesin Xerox untuk membuat beberapa salinan novel sehingga mereka dapat atau mungkin tidak secara diam-diam menulis selama jam kerja. Yang menjadi masalah, bagaimanapun, adalah bahwa pada kesempatan itu tiba saatnya untuk memecat seseorang karena mencuri credenza atau menggunakan meteran pengiriman untuk mengirimkan tagihan untuk bisnis berbasis rumah, pembelaan tersangka karyawan yang paling mudah adalah, "Oh, aku tidak Aku tahu aku tidak diizinkan melakukan itu. " Hal ini memunculkan semakin banyak perusahaan yang mengembangkan manual prosedural yang mengidentifikasi secara ketat apa yang pantas dan tidak pantas dilakukan. Internet, tentu saja, menonjol dalam banyak pedoman saat ini. Tentu sepertinya tidak berbahaya untuk meneruskan lelucon email, bertukar gosip santai, atau menyarankan bahwa mungkin bosnya adalah orang yang tidak mengerti. Komunikasi seperti itu, bagaimanapun, tidak hanya membuang-buang waktu yang berharga, tetapi bisa menjadi subjek panggilan pengadilan jika perusahaan pernah terlibat dalam gugatan. Lebih lanjut, email dari pihak-pihak yang tidak dikenal dapat membawa salah satu dari virus yang disebutkan di atas dan menempatkan perusahaan pada risiko yang signifikan.
Informasi Istimewa
Kerahasiaan sering terancam ketika kita memilih untuk berkomunikasi satu sama lain melalui media email. Tidak seperti surat yang dapat dikunci atau bahkan dibakar setelah dibaca oleh penerima yang dituju, korespondensi email dapat secara tidak sengaja atau sengaja diakses oleh pihak ketiga. Ini sangat merugikan di sektor kerja jika konten email tersebut berkaitan dengan data rahasia, catatan pasien / klien, atau informasi mengenai stabilitas keuangan perusahaan. Keamanan juga terancam jika, misalnya, seseorang memberikan informasi kartu kredit atau nomor Jaminan Sosial dalam konteks catatan email kepada vendor daripada memasukkan data melalui situs web yang aman.
Percakapan santai
Karena email terasa seperti forum santai dan informal untuk mengobrol dengan orang-orang, mereka akan sering memperluas tingkat keakraban semilir yang sama kepada orang asing dan kemudian bertanya-tanya mengapa mereka mendapatkan sikap dingin. Contoh yang baik dari hal ini adalah para penulis yang bercita-cita tinggi yang ingin menyerahkan novel mereka kepada seorang editor di sebuah penerbit. Berbeda dengan masa lalu ketika nada-nada seperti itu selalu berupa surat-surat cetak yang dikirim ke siput bersama dengan amplop yang dialamatkan sendiri, banyak penerbit telah menyadari bahwa permintaan elektronik tidak hanya membunuh lebih sedikit pohon tetapi juga memungkinkan mereka untuk memproses beban pengajuan yang menakutkan jauh lebih cepat. Apa yang langsung mematikannya, bagaimanapun, adalah email cerewet yang dimulai dengan "Hai, Emily" seolah-olah pengirim telah mengenal Emily selama bertahun-tahun. Mempertimbangkan bahwa dia mungkin tidak akan mengenal Emily jika dia melewatinya di jalan, adalah arogan untuk menganggap bahwa pengenalan email adalah pintu instan untuk persahabatan atau bahwa pengirim dapat membocorkan informasi pribadi yang berada di luar batas protokol profesional. Sampai saat penerima mengundang Anda untuk menggunakan nama depannya, selalu bijaksana untuk berbuat salah di sisi formalitas. Juga bijaksana untuk memformat surat di layar komputer Anda seperti halnya surat yang akan dicetak dan dikirim. Ini berarti menyimpan font aneh dan ikon smiley untuk teman dan keluarga yang sudah mengenal Anda.
Mengeja Jendela
Sesuai dengan sifat informal pertukaran email dan pengiriman pesan instan, tampaknya memberi banyak orang alasan untuk tidak mengoreksi konten mereka karena kesalahan ejaan dan tata bahasa. "Oh, itu hanya email," kata mereka. "Ini tidak seperti orang yang benar-benar peduli atau punya waktu untuk menangkap setiap hal kecil." Namun, apa yang tidak mereka pertimbangkan adalah bahwa email adalah cerminan dari kebanggaan - atau ketiadaan - bahwa mereka menerima pekerjaan mereka sendiri. Karena Anda tidak pernah tahu berapa banyak orang selain penerima yang Anda tuju akan melihatnya, sebaiknya Anda memastikan bahwa itu bebas dari kesalahan sebelum Anda menekan tombol kirim.
Pertimbangan
Ini adalah komentar sedih tentang masyarakat kita bahwa begitu banyak orang menggunakan sifat anonim dari Internet untuk mengirim email yang kejam, menyakitkan, dan ganas. Fakta bahwa mereka dapat mengadopsi persona "tanpa wajah" melalui beberapa akun email telah memberi mereka kemampuan untuk menyembunyikan identitas mereka yang sebenarnya di balik monikers palsu dan mengeluarkan kata-kata kasar yang mereka mungkin terlalu malu untuk katakan secara langsung. Ada sebuah kata untuk orang bijak tentang menggunakan email sama sekali: jika itu bukan sesuatu yang Anda tidak mau lakukan dalam percakapan tatap muka, mungkin tidak boleh masuk ke email, baik. Untuk tips lebih lanjut tentang etiket email - serta saran untuk menjaga diri Anda aman dalam media elektronik - kunjungi tautan yang tercantum di akhir artikel ini.
Kepicikan
Last but not least, email telah memengaruhi hasrat dan kemampuan kami untuk berkomunikasi satu sama lain melalui waktu yang sebenarnya. Alih-alih mengatur untuk bertemu teman untuk makan siang dan mengejar ketinggalan, menjadi lebih mudah untuk hanya melakukan e-chat. Alih-alih mengangkat telepon atau menulis kartu ucapan, menjadi lebih mudah untuk hanya mengirim email ledakan. Bahkan catatan terima kasih untuk hadiah atau makan malam yang indah telah digantikan oleh pesan instan. Namun yang paling mengganggu adalah bahwa generasi muda menjadi lebih nyaman berbicara melalui keyboard daripada berinteraksi dengan orang lain dalam situasi sosial. Ini, pada gilirannya, akan berdampak negatif pada keterampilan verbal, bahasa tubuh, dan harga diri mereka. Lagi pula, jika Anda dapat mengambil identitas apa pun yang Anda inginkan di Internet, tidak ada alasan untuk mencari tahu siapa Anda sebenarnya sebagai pribadi.
