Ketika sebuah perusahaan membelanjakan uang untuk membayar pengeluaran, apakah dengan uang tunai, cek, transfer elektronik atau metode lainnya, ini dikenal sebagai pencairan uang tunai di dunia akuntansi. Laporan pencairan kas adalah catatan dari setiap transaksi yang melibatkan pembayaran tunai oleh perusahaan dengan alasan apa pun. Laporan ini biasanya dihasilkan oleh paket perangkat lunak akuntansi perusahaan, seperti QuickBooks.
Kiat
-
Laporan pencairan kas adalah catatan dari semua transaksi individu yang melibatkan uang tunai yang dibayarkan oleh perusahaan.
Apa itu Pencairan Uang Tunai?
Pencairan uang tunai merupakan transaksi pengeluaran individu yang membentuk total pengeluaran yang ditunjukkan pada laporan laba rugi perusahaan. Ini termasuk pembayaran upah dan gaji, inventaris, layanan hukum di luar, sewa gedung dan setiap pengeluaran lain yang dikeluarkan perusahaan. Ketika perusahaan membayar faktur, perusahaan mencatat pembayaran ke jurnal pengeluaran kas dalam sistem perangkat lunak akuntingnya.
Laporan laba rugi perusahaan menunjukkan pembayaran tunai pada tingkat tinggi, dan pengeluaran ditunjukkan dalam periode waktu yang berbeda tergantung pada apakah perusahaan menggunakan akuntansi berbasis kas atau akrual.
Jurnal Pencairan Uang
Dalam akuntansi, istilah "jurnal" digunakan untuk menggambarkan daftar transaksi yang dicatat yang telah dipisahkan berdasarkan jenisnya. Suatu bisnis biasanya menggunakan beberapa jurnal dalam sistem akuntingnya, seperti jurnal untuk penjualan, penerimaan kas, pengeluaran tunai dan jurnal umum. Dalam banyak paket perangkat lunak akuntansi, pengguna tidak melihat jurnal individual.
Transaksi-transaksi ini diposting ke jurnal umum perusahaan karena ketika pengguna membuat cek atau memasukkan faktur ke sistem, entri secara otomatis dibuat untuk setiap jurnal tertentu dan kemudian ditransfer ke jurnal umum. Ini telah menghilangkan kebutuhan untuk secara manual mencatat transaksi dalam jurnal individual seperti jurnal pencairan uang tunai. Ketika transaksi akuntansi dicatat dengan tangan, entri akan secara manual dicatat ke dalam jurnal pencairan kas terlebih dahulu dan kemudian ditransfer ke jurnal umum.
Melindungi Uang Tunai Perusahaan
Salah satu kegunaan paling penting untuk laporan pencairan kas adalah untuk membantu menjaga kontrol internal yang ketat atas uang tunai yang keluar dari perusahaan sehingga tidak berakhir di tangan yang salah. Ini adalah bagian dari proses kontrol internal tunai yang lebih besar yang mencakup banyak langkah, seperti pemisahan tugas, yang berarti bahwa tidak ada transaksi keuangan yang ditangani dari awal hingga akhir hanya oleh satu karyawan.
Laporan pencairan kas dapat memberikan pemilik bisnis informasi yang diperlukan tentang pengeluaran untuk membantu mengelolanya seiring waktu. Sebagai contoh, ini menunjukkan berapa banyak yang dihabiskan untuk inventaris untuk bulan itu, jumlah yang dihabiskan untuk upah personil, sewa dan sewa dan biaya untuk setiap layanan luar. Jurnal pencairan kas dapat digunakan sebagai sumber daya untuk merencanakan keputusan manajemen kas masa depan. Laporan ini juga memberikan tingkat perincian yang diperlukan untuk membantu mencegah siapa pun di perusahaan tidak menyelewengkan atau menyesatkan uang tunai. Misalnya, meninjau laporan dari waktu ke waktu dapat membantu melacak pola pembayaran untuk menemukan aktivitas yang tidak biasa atau untuk menemukan dan memverifikasi pengeluaran besar untuk memastikan bahwa mereka sah.
Ketika perusahaan mengeluarkan uang tunai, perusahaan harus selalu menggunakan cek yang sudah dicetak sebelumnya dan bernomor dan memiliki kebijakan tentang siapa di perusahaan yang dapat mengotorisasi pembayaran cek. Juga, ketika perusahaan membayar faktur, itu harus menandai mereka sebagai dibayar untuk mencegah pembayaran ganda yang tidak bermoral atau salah. Meninjau laporan pencairan kas setiap bulan adalah cara yang efisien untuk menangkap masalah ini dan lainnya.
Penting bagi perusahaan untuk memiliki jumlah orang yang sangat terbatas, mungkin maksimum tiga atau empat, yang memiliki wewenang untuk menandatangani cek perusahaan. Jika pencairan yang tidak biasa terlihat pada laporan pencairan kas, menjadi hal yang mudah untuk melacak salinan cek dan berbicara dengan orang yang menandatangani cek untuk memverifikasi transaksi. Penanda tangan check harus memiliki tingkat otoritas yang signifikan dan sesuai dalam perusahaan.
