Pada titik tertentu dalam karier Anda, Anda mungkin harus menulis laporan bisnis. Laporan bisnis biasanya membahas proyek atau komponen tertentu dari perusahaan, menyajikan temuan Anda dan membuat rekomendasi kepada pembaca yang dituju.
Merencanakan dan menulis laporan bisnis yang tepat yang menjangkau audiens yang dituju dan memotivasi para pembacanya membutuhkan perencanaan, penelitian, dan komitmen untuk keberhasilan laporan. Meskipun gaya penulisan laporan bisnis spesifik yang Anda gunakan harus mencerminkan gaya penulisan pribadi dan kepribadian Anda, serta kepribadian perusahaan, ada beberapa kiat penulisan laporan bermanfaat yang dapat digunakan siapa saja.
Memperjelas Tujuan Laporan
Beberapa tip penulisan laporan sama pentingnya dengan mendefinisikan dan mengklarifikasi tujuan laporan. Lakukan ini sedini mungkin dalam laporan sehingga Anda tidak membuang waktu dan energi dengan masalah yang tidak perlu. Kumpulkan semua informasi yang diperlukan untuk membuat laporan yang andal. Kadang-kadang ini bisa berarti berbicara dengan orang-orang yang terlibat, atau bisa juga terlibat dalam melakukan proyek penelitian.
Contoh:
Laporan ini membahas teknik pemasaran yang telah kami gunakan dalam lima tahun terakhir untuk mendapatkan klien baru. Berdasarkan analisis teknik, uang yang dihabiskan, dan berapa banyak klien baru yang kami peroleh dari masing-masing, saya ingin merekomendasikan tiga jenis pemasaran tertentu ke depan.
Atur Semua Informasi yang Relevan
Pastikan membatasi informasi Anda untuk tujuan laporan bisnis. Jangan biarkan cakupan laporan diperluas karena hal itu dapat merusak format laporan bisnis Anda. Jika tujuan dari laporan ini adalah untuk merekomendasikan tiga topik spesifik dari teknik pemasaran, tetap fokus pada ketiga teknik dan informasi yang relevan.
Contoh:
Seperti yang akan Anda lihat berdasarkan penelitian saya, ini adalah tiga teknik pemasaran teratas yang saya rekomendasikan. Mereka adalah yang paling hemat biaya untuk mendapatkan klien baru dalam jumlah terbesar.
Kenali Format Laporan Bisnis Pemirsa
Anda perlu memahami kepada siapa Anda menulis dan untuk dan menentukan cara terbaik untuk mengatasi audiensi ini. Tetapkan nada, sikap, dan penekanan yang ditujukan pada pembaca Anda. Meskipun Anda harus selalu profesional dalam gaya penulisan laporan bisnis Anda, tingkat detail yang Anda sertakan dapat bervariasi tergantung pada siapa yang membaca laporan.
Jika Anda menulis kepada eksekutif perusahaan tingkat tinggi, Anda mungkin ingin memasukkan angka dan penelitian yang lebih pasti dan lebih detail dalam deskripsi Anda. Jika Anda menulis kepada tim pemasaran yang memahami istilah pemasaran, Anda dapat menggunakan format laporan bisnis yang memiliki nada lebih santai dan berbicara tentang teknik yang telah Anda gunakan di masa lalu.
Memotivasi Audiens Anda
Buat laporan bisnis menggunakan kata-kata yang kuat yang akan memotivasi audiens Anda. Buat kalimat yang efektif dan diatur dengan baik, tetapi tetap setia dengan gaya penulisan laporan bisnis pribadi Anda. Beberapa audiens Anda hanya dapat memindai laporan, jadi pilihlah format laporan bisnis dengan poin berpoin, banyak ruang kosong, tajuk dan subtitle yang bagus, dan paragraf pendek.
Contoh:
Tiga Teknik Pemasaran Pembunuh
Kami dapat memperoleh 35 persen lebih banyak klien dan menghemat uang menggunakan tiga teknik pemasaran pembunuh berikut:
- Nawala email bulanan yang menyediakan konten bermanfaat.
- Promosi di dalam triwulanan.
- Beriklan di koran lokal.
Proofread Sebelum Anda Kirim
Salah satu kiat penulisan laporan yang paling penting adalah membuktikan, mengedit, dan merevisi sebelum Anda mendistribusikan laporan. Memiliki mata kedua membaca laporan itu adalah cara terbaik untuk memastikan pesan Anda jelas. Beri diri Anda banyak waktu untuk mengedit dan merevisi laporan sebelum tanggal jatuh tempo. Jangan terburu-buru langkah ini. Saat Anda mendistribusikan laporan, pastikan semua dokumen dan lampiran disertakan dan semua orang mendapatkannya.
