Menurut bintang sepak bola David Beckham, "Berada di klub yang mendukung saya sangat berarti." Klub adalah cara yang bagus untuk berbagi kegiatan dan dukungan dengan orang lain yang memiliki minat yang sama. Salah satu langkah utama dalam menciptakan klub adalah pembentukan piagam. Dibuat berdasarkan pembentukan klub, piagam tersebut menguraikan aturan dan prosedur yang akan diikuti klub. Piagam yang terorganisasi dengan baik memungkinkan organisasi untuk berjalan secara efisien dan mengurangi konflik.
Mengadakan pertemuan
Atur pertemuan individu yang tertarik untuk membuat piagam. Jadwalkan pertemuan.
Hadiri pertemuan. Mulailah dengan diskusi piagam. Mintalah seseorang mengambil keputusan saat mereka dibuat.
Tentukan nama untuk klub. Rekam saran dan kemudian pilih favorit.
Brainstorming tujuan klub. Catat ide-idenya. Bekerja secara kolaboratif dengan ide-ide untuk membentuk pernyataan tujuan. Catat hasilnya.
Tentukan posisi petugas klub. Posisi yang mungkin adalah presiden, wakil presiden, bendahara dan sekretaris. Catat hasilnya.
Lakukan curah pendapat tentang persyaratan keanggotaan. Bekerja bersama untuk menentukan persyaratan keanggotaan. Persyaratan keanggotaan dapat mencakup batasan usia, biaya keanggotaan, atau persyaratan lainnya. Catat hasilnya.
Tentukan lokasi pertemuan reguler. Catat hasilnya.
Tentukan jadwal tanggal dan waktu pertemuan. Catat hasilnya.
Brainstorming aturan klub lainnya. Catat ide dan pilih setiap ide. Catat hasilnya.
Tinjau komponen piagam. Atur pertemuan untuk pemungutan suara pada piagam final.
Kumpulkan alamat email dari masing-masing anggota. Beri tahu para anggota bahwa piagam yang telah selesai akan diemailkan kepada mereka sebelum pertemuan berikutnya. Akhiri rapat.
Pembuatan Dokumen
Buka dokumen baru di pengolah kata komputer. Beri nama dokumen itu sesuatu yang akan mengidentifikasinya sebagai piagam klub Anda.
Gunakan catatan yang direkam dari rapat untuk menulis piagam. Pisahkan dan atur setiap bagian menjadi garis besar.
Cetak piagam yang sudah jadi. Email piagam yang sudah selesai kepada anggota untuk melihat pratinjau sebelum pertemuan.
Voting dan Kesimpulan
Hadiri pertemuan berikutnya. Adakan diskusi tentang piagam tersebut.
Baca setiap bagian dari piagam ini. Pilih bagian tersebut. Jika bagian ditolak suara pada perubahan.
Baca piagam final secara keseluruhan. Pilih piagam secara keseluruhan. Jika piagam tidak lulus mengadakan diskusi tentang apa yang perlu diubah. Ulangi langkah-langkah ini sampai piagam final disetujui.
Akhiri rapat. Buka pengolah kata komputer dan muat piagam yang disimpan. Buat perubahan apa pun pada piagam dari rapat. Cetak piagam yang sudah jadi untuk catatan klub dan kirim e-mail piagam tersebut ke semua anggota.
