Desktop yang rapi dan laci meja yang rapi hanya menggores permukaan apa arti organisasi yang baik. Sebaliknya, mengatur karyawan Anda sering berarti pergi ke belakang layar dan menangani organisasi kantor dari dalam ke luar. Ini juga bisa berarti memasukkan sedikit pemikiran kreatif, serta langkah-langkah tradisional dan jelas, dalam pendekatan Anda untuk membuat karyawan terorganisir.
Hentikan Multitasking
Meskipun mungkin terlihat bahwa multitasking adalah cara yang baik untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan, mengerjakan beberapa tugas sekaligus menurunkan produktivitas dan menggagalkan upaya Anda untuk mengorganisir karyawan. Menurut American Management Association, penurunan bersih dalam produktivitas bisa setinggi 75 persen. Tetapkan aturan yang jelas yang mengharuskan karyawan Anda memprioritaskan kegiatan dan tugas, dan kerjakan tugas atau kegiatan dengan prioritas tertinggi terlebih dahulu. Ini tidak hanya meningkatkan produktivitas dan mengurangi stres, tetapi juga menghasilkan alur kerja yang lebih terorganisir.
Menyiapkan Gudang Informasi
Identifikasi dan atur lokasi pusat, seperti kerangka kerja aplikasi berbasis web atau drive jaringan bersama, untuk menyimpan formulir, templat dokumen, salinan kebijakan perusahaan dan informasi lainnya yang sering dibagikan atau diakses oleh karyawan. Memiliki satu lokasi untuk menyimpan informasi yang biasa diakses membuat akses mudah dan membantu semua orang teratur. Dengan cara yang sama, kalender pusat atau perusahaan, departemen bersama menginformasikan kepada semua orang tentang apa yang terjadi dan membantu karyawan dalam membuat rencana harian dan mingguan.
Rapat dan Komunikasi
Tetapkan ekspektasi yang jelas, delegasikan tugas, dan berikan pemberitahuan sebelumnya tentang perubahan jika memungkinkan. Membiarkan karyawan tahu apa yang Anda harapkan dan apa yang Anda inginkan untuk mereka kerjakan memungkinkan perencanaan yang lebih baik dan pengaturan yang lebih baik. Adakan pertemuan individu dan kelompok mingguan atau bulanan untuk menilai kemajuan dalam memenuhi tujuan yang ditetapkan.Alamat organisasi yang baik secara langsung melalui lokakarya, pembicara utama dan bekerja dengan karyawan yang berjuang dengan meningkatkan keterampilan organisasi mereka. Dorong pencatatan selama rapat untuk mengurangi kemungkinan bahwa kelupaan akan memengaruhi organisasi yang baik.
Berikan Waktu untuk Perencanaan
Memerlukan karyawan untuk menyisihkan 15 menit untuk perencanaan pada akhir setiap hari. Masukkan 15 menit tambahan setiap Jumat sore untuk meninjau jadwal minggu depan dan bersiap untuk minggu yang akan datang. Membantu karyawan Anda meningkatkan keterampilan perencanaan mereka juga meningkatkan organisasi dengan memungkinkan mereka menyiapkan bahan atau informasi terlebih dahulu. Perencanaan di muka juga dapat membantu karyawan melihat di mana mereka mungkin berusaha menyesuaikan terlalu banyak dalam hari kerja, yang menunjukkan perlunya memprioritaskan ulang tujuan harian atau meminta bantuan.
