Jika Anda mendapati diri Anda menghabiskan berjam-jam mencari dokumen atau file tertentu, mungkin sudah saatnya untuk merombak sistem organisasi kantor Anda. Jika Anda memiliki banyak file dan folder, mungkin perlu beberapa saat untuk menelusuri dan mengatur semuanya. Namun, pada akhirnya itu akan sangat berharga, karena Anda akan tahu persis di mana menemukan segalanya. Jika Anda merasa kewalahan menangani seluruh kantor sekaligus, cobalah melewati satu area sehari sampai Anda selesai.
Item yang Anda butuhkan
-
Kotak masuk / kotak keluar
-
File
-
Folder
-
Label
-
Lemari arsip / kotak arsip
Tempatkan kotak masuk dan kotak keluar di salah satu sudut meja Anda. Simpan semua tagihan keluar, pemberitahuan dan barang-barang lainnya untuk dikirimkan atau didistribusikan di kotak keluar. Kirim barang-barang ini setiap hari. Tempatkan file, dokumen, dan surat masuk di kotak masuk. Juga, setiap hari bertindak atas atau mengajukan barang-barang ini; dengan demikian, mereka tidak akan menjadi berantakan.
Buat kategori untuk file dan folder Anda. Ini akan bervariasi, tergantung pada jenis bisnis Anda. Beberapa kategori mungkin memiliki label yang jelas, seperti klien, informasi pajak, vendor, dan proyek mendatang. Fokus pada klasifikasi semua dokumen Anda ke dalam kategori besar ini.
Pisahkan kategori besar menjadi subkategori yang lebih kecil, jika ada. Misalnya, jika bisnis Anda memiliki klien, buat satu folder untuk setiap klien. Jika dokumen klien terlalu banyak untuk masuk ke dalam satu folder, pisahkan kategori ini lebih jauh. Pisahkan file klien ke dalam folder berbeda untuk berbagai jenis dokumen.
Labeli semua file Anda. CNN Money merekomendasikan pelabelan file sesuai dengan bagaimana Anda akan mencari mereka. Misalnya, alih-alih memberi label pada file yang tidak jelas "Formulir 27G-28A," beri label "Faktur" atau kategori serupa yang berlaku. Ini memfasilitasi menemukan dokumen dengan cepat.
Tempatkan semua dokumen Anda di lemari arsip, kotak arsip, atau wadah serupa. Jika Anda memiliki banyak file, simpan file yang paling sering Anda gunakan di sebelah meja Anda. Jika Anda kehabisan ruang kantor, simpan file yang hanya dapat Anda gunakan sekali setahun di kompartemen penyimpanan lemari terpisah atau di ruangan lain seluruhnya.
Menyimpan setumpuk dokumen terpisah yang ditujukan untuk sampah saat Anda menyortir file Anda. Merobek-robek dokumen lama dan tidak relevan dengan tepat waktu adalah kunci untuk mempertahankan kantor yang terorganisir. Jika Anda tidak yakin apakah Anda dapat membuang dokumen, tentukan satu folder untuk kemungkinan sampah dan simpan dokumen tersebut di sana sampai Anda dapat rusak.
