Cara Memelihara Catatan Perusahaan. Memelihara catatan perusahaan dengan benar bisa menjadi sangat penting untuk kesuksesan organisasi Anda. Ikuti langkah ini.
Item yang Anda butuhkan
-
Komputer dengan akses Internet
-
Sistem pengisian
Memahami Apa Catatan Perusahaan
Jaga jejak keputusan perusahaan yang jelas dan efisien melalui penggunaan notulen rapat dan catatan lain yang diambil. Catatan perusahaan mencakup semua dokumen penting yang berkaitan dengan bisnis Anda, mulai dari kontrak hingga resolusi perekrutan perusahaan hingga formulir persetujuan sewa properti.
Ketahuilah bahwa menyimpan catatan perusahaan bukanlah tugas yang harus dilakukan ketika Anda pertama kali memulai sebuah perusahaan. Di masa depan, Anda akan merujuk catatan ini untuk menentukan tujuan perusahaan, masukan mitra, dan bahkan untuk menyelesaikan perselisihan internal mengenai arah dan misi perusahaan.
Catat semua keputusan utama perusahaan. Jika Anda tidak yakin, rekamlah. Dengan kemampuan pemindaian modern dan manajemen kertas di luar lokasi, boleh saja memiliki file tebal dan tebal sebagai catatan rapat perusahaan. Daftar isi yang menyeluruh akan menghemat waktu di masa mendatang ketika informasi dibutuhkan.
Tahu Kapan Harus Merekam
Catat risalah rapat pemegang saham tahunan dan rapat direktur, bahkan ketika rapat berlangsung melalui panggilan konferensi atau melalui Internet. Ini cenderung kurang formal daripada pertemuan in-house, tetapi ini sering kali di mana ide-ide terbaik diikat.
Ketahuilah bahwa resolusi, apakah antara mitra atau yang diputuskan oleh karyawan perusahaan, hanya sekuat kertas yang mereka tulis. Perjanjian verbal memiliki sedikit bobot dalam pengaturan perusahaan, itulah sebabnya penyimpanan catatan perusahaan sangat penting.
Kiat
-
Menyimpan buku panduan catatan perusahaan di kantor akan membantu siapa pun yang ditunjuk sebagai penjaga catatan untuk memformat dan mengindeks risalah dengan benar. Ketika catatan harus dikirim di luar lokasi, simpan salinan di kantor dan di lokasi di luar lokasi yang tahan api. Waktu yang Anda habiskan untuk mengelola buku catatan perusahaan biasanya akan tergantung pada ukuran perusahaan. Perusahaan besar mungkin perlu merekrut karyawan khusus untuk menangani catatan. Perusahaan kecil sering dapat bertahan dengan menghabiskan satu jam atau lebih per minggu memperbarui catatan.
Peringatan
Jangan berpikir Anda tidak punya waktu untuk merekam pengambilan keputusan perusahaan dengan benar. Menyimpan buku catatan perusahaan yang terindeks dengan baik dapat menghemat waktu dan uang Anda, dan dapat menghemat waktu Anda menghadapi litigasi di masa depan. Buku catatan perusahaan berisi informasi rahasia yang penting bagi perusahaan Anda. Jangan pernah membawanya pulang atau menghapusnya dari tempat kerja. Anda tidak ingin bertanggung jawab atas kerugiannya.
