Formulir Layanan Pendapatan Internal W-9 digunakan untuk mendapatkan nomor identifikasi pembayar pajak untuk seorang individu atau perusahaan. Perusahaan menggunakan formulir ini untuk mendapatkan TIN untuk vendor baru. Setelah Formulir IRS W-9 awal diperoleh, perusahaan tidak diharuskan untuk mendapatkan formulir yang diperbarui untuk vendor yang sudah ada; vendor bertanggung jawab untuk menyediakan Formulir W-9 yang diperbarui jika informasi tertentu berubah.
Memperbarui Informasi W-9
Vendor wajib memberikan perusahaan dengan Formulir W-9 baru jika nama atau TIN untuk vendor berubah. Selain itu, jika struktur bisnis vendor mengubah persyaratan perpajakannya, Formulir W-9 yang baru harus disediakan.
Penggunaan W-9
IRS mengharuskan perusahaan untuk mengajukan Formulir 1099 untuk melaporkan pembayaran kepada vendor tertentu lebih dari $ 600. Formulir W-9 memastikan bahwa perusahaan akan memiliki informasi yang cukup untuk membuat pengajuan Formulir 1099, jika perlu.
Formulir Pengganti
IRS memungkinkan perusahaan untuk menggunakan formulir mereka sendiri daripada Formulir W-9 jika meminta informasi yang hampir sama. Misalnya, perusahaan dapat membuat formulir pengaturan vendor sendiri dan mengirimkannya ke semua vendor baru. Formulir ini dapat mencakup informasi vendor khusus untuk perusahaan serta informasi yang terkandung dalam Formulir W-9.
Formulir Informasi W-9
Formulir W-9 meminta nama vendor, alamat surat, klasifikasi pajak, dan nomor Jaminan Sosial atau nomor identifikasi pemberi kerja. Formulir W-9 atau pengganti yang setara juga harus mensyaratkan vendor untuk menyatakan bahwa nomor identifikasi wajib pajak yang diberikan adalah akurat, bahwa vendor tersebut adalah warga negara AS, dan bahwa vendor tidak dikenakan pemotongan pajak cadangan.
Hukuman
Jika perusahaan meminta Formulir W-9 dari vendor, dan vendor gagal mematuhinya, vendor mungkin akan dikenakan penalti $ 50 kecuali kegagalan itu disebabkan oleh alasan yang masuk akal daripada kelalaian yang disengaja. Vendor juga dapat dikenai hukuman perdata dan pidana jika informasi yang salah diberikan.
